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こんにちは。
WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
タイムマネジメントのプロ、山本武史です。
さて、研修やコーチングで時間管理術について話していると、
「きちんとスケジュールを組んでも突発的な仕事が入って、結局、崩れてしまうんですよ」
といったご意見をよく聞きます。
そんな方のために、これから10回にわたって、
『スケジューリングのコツ10カ条』をお伝えします！
ぜひ続けてお読みくださいね。
さて、その第１弾として、
今日は「つい、締め切りギリギリで慌てる」を防止する方法をお伝えします。
ギリギリで慌てて、もしくは締め切りに間に合わなくて・・・、
結局、そのあとの予定が全部後ろ倒しになることってありますよね。
さて、この解決策はごくごくシンプルな手法ですが、
意外と実践ている人は少ないです。
「いいね！」と思ったら、ぜひ実践してみてくださいね！
その方法とは・・・、
『着手日を手帳に書き込む』
たったこれだけ。
締切日や提出日を手帳に書き込むのは当然ですが・・・、
作業工程を考えて、作業時間を見積もり、着手日まで書いていますか？？
僕も実は、7〜8年前までは締切日だけを書いていました。
その時は、日々の業務に追われて、大切な仕事なのに
締め切り直前に慌てて「やっつけ仕事」のようになってしまったり、
時間がかかることがわかっていながら後回しにして、
結局締め切りに間に合わず、周りに迷惑をかけたりと、
なんとも程度の低いミスを連発していました^^;
で、覚えておこうと必死にメモに残したりするんですが、
そのせいで、今度は簡単な仕事を忘れてしまったことも何度かあります。
残念ながら・・・、
僕たちの頭の中はいくつも同時に処理できるようにはできていないようです。
脳は、一つのことに集中した方がよっぽど生産的で効率よく働いてくれます。
パソコンに例えると分かりやすいかもしれません。
パソコンも、パワーポイントにワード、エクセル、メールソフトにインターネットブラウザなどと
たくさんのアプリケーションを一度に開いて作業していると・・・、
フリーズしたり、動きが鈍くなったりしますよね？
それと同じようなことが頭の中でも起こり得ます。
「○日までにこれを仕上げて、その前には○○さんに確認してもらって・・・・、
あっ、同時にこっちの仕事も△日までに仕上げとかないと！」
なーんて、頭の中のアプリケーションをたくさん立ち上げた状態だと、
突然頭が真っ白になったり、いくつか抜け漏れが発生したりしますよ。
それを防止する意味でも「着手日を書き込む」を実践して欲しいのです。
だって、着手日までは忘れていても全然問題ないですからね！
逆に、忘れることで一つのことに思いっきり集中できます。
タイムマネジメントの本質は、
『やるべきことを、やるべきタイミングでやる』です。
いつやるのかを決めて、締切日や提出日だけでなく、
『着手日』を手帳やスケジューラに入れておていくださいね！
この一手間だけで、締め切りギリギリに慌てないで済みますからね！
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