まちおこしイベントは誰に相談すればよいのか？

全国でまちおこしイベントが行われるようになってきました。
“青空市”や“フリーマーケット”のようなものから“音楽イベント”まで様々なものがあり、プロとアマの垣根も分からないものも出てきました。
一方で、相変わらず行政主体のイベントも数多く見られます。

まちおこしイベントの評価はともかく、「自分たちが主体となってイベントを行ってみたい！」という想いを持っている方は多いと思いますので、留意点と誰に相談すればよいかについて書いてみたいと思います。

イベントを行う際に重要なのは、「場所」「日時」「予算」そして「来場者数想定」が重要になります。これらは平行に検討を行うことになりますが、「来場者想定」はできるだけ客観的に分析する必要があります。

たまに、「来場者がなくても構わない、開催することが大事だ。」という声を聞くこともありますが、これは行政などから補助金が出ているような「おきまりイベント」に見られる傾向です。今回はそのようなイベントは対象から外しておきます。

「場所」は「来場者数」に合わせた規模が必要となります。屋外か屋内かという問題もあります。また所有者の許可も必要となります。公園などの公共施設では様々な制約がある場合も多いので注意が必要です。

「日時」もしっかりと検討しておかなければなりません。地域のイベントや学校行事などとの調整。周辺地域での類似イベント。夏なら暑さ対策、初夏は梅雨対策、秋は台風、冬は寒さ・雪の対策を行わなければなりません。

飲食に関する出店を考えるのであれば、保健所や消防署などへの届け出なども必要になることがあります。

ステージなどを設置したい場合はＰＡといった音響設備の準備と、周辺住民に対する説明なども必要となります。

まちおこしイベントは自分たちで全てを行うことは可能なのですが、さまざまな手続きや許可申請などで疲れ切ってしまい、肝心な面白いコンテンツを作りこむところまでたどり着かない可能性もあり、結果として実行委員は疲れ切ってしまうということもよくあります。

そこで、どういった業者に相談をすれば良いかということになります。
まずは、自分たちでどこまでできるのかを冷静に検討するところから始まります。
しかし、全てに意識を巡らせるのはなかなか至難の業かも知れません。それぞれ自分たちの仕事を抱えている中で準備を行うわけです。構想段階で疲れ切ってしまっては残念です。
そこで、まちおこしイベントの経験のあるまちづくりコンサルタントに全体調整をお願いする方法があります。そうすれば、自分たちで行うこと、業者にお願いすることなどが整理できます。

そこそこ予算（補助金など）があって、それなりのイベントを開催したいといのであれば、広告代理店などのお願いするという手もあります。広告代理店だとポスターやフライヤー（チラシ）、ステージに出演するタレントなどの手配も行ってくれます。

自分たちの行うことが明確であれば、イベント業者にお願いすることで会場設営やステージ、それに伴うレンタル品の手配に特化して委託するやり方もあります。

昨今のレンタル業者はイベントに関する様々な物品を貸し出してくれますので、とりあえず自分たちでほとんどやってみたいという場合は直接レンタル業者にレンタル品リストを渡してお願いするという方法もあります。

まずは、小さな身内が集まるイベントで経験を積み上げながら、自分たちでできること、業者に委託することが明確にしていくと想像していなかったようなまちおこしイベントを開催することができるようになります。

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