家賃の入金確認｜大家Oneでエクセルの往復をやめる

※この記事は、個人の大家さん向けAIクラウド「大家One」の紹介記事となります。

母はマンションを2棟経営していて、月末になると通帳とノートを何度も往復していました。横で見ていて不思議だったのは、やっていることは「入金があったかを確かめるだけ」なのに、毎月ずいぶん長い時間がかかっていたことです。手際が悪いわけではありません。この作業には、時間がかかる構造上の理由があります。

時間を食っているのは照合ではなく「引き算」

通帳に印字されているのは、日付と振込名義と金額です。一方で大家が知りたいのは「どの部屋が払ったか」。この二つは直接つながっていないので、名義を部屋番号に読み替える作業が毎月発生します。そこに、端数の違う入金、共益費だけ別に振り込まれたもの、親族や勤務先の名義で入ったもの、土日にかかって翌営業日にずれたものが混ざります。

ただ、本当に手間なのはそこではありません。入金のあった部屋は通帳を見れば分かりますが、入っていない部屋はどこにも印字されていないのです。全戸のリストと突き合わせて、消し込まれずに残ったものを探す。つまり引き算をしないと出てきません。毎月これを正確にやり切ることが、いちばん神経を使う部分です。

見落としは注意力ではなく作業量の問題

エクセルで台帳をつけている方は多いと思います。実際よくできた道具ですが、部屋数が10を超えたあたりから、毎月すべての行を1件ずつ確かめるのは現実的に難しくなります。スクロールしながらの入力で1行ずれる、先月の未入金を今月のシートに引き継ぎ忘れる。どちらも、気をつけていれば防げる類の話ではありません。作業量が人の確認能力を超えているだけです。

だとすれば打つ手は一つで、「入っていない部屋を洗い出す」という引き算そのものを、人の手から外してしまうことです。

今日からできること

- 新しい契約から、振込依頼人名の先頭に部屋番号を入れてもらう
- 確認するタイミングを、支払期日の翌営業日と月末の2回に固定する
- 台帳に「請求を出したか」の欄を足す。入金がないのは相手の未払いか自分の請求漏れか、区別できるようにする

私が開発している賃貸管理サービス「大家One」では、AIチャットに「今月の未入金は？」と聞くだけで、入っていない部屋が金額と期日つきで一覧になって返ります。通帳とエクセルを往復する必要も、引き算をする必要もありません。

見落としが起きる3つのパターンと、その具体的な対処は自社サイトの記事にまとめています。

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