企業として書面(文章)やりとりをする理由について

色々とお仕事させていただくとお電話や打ち合わせなど、口頭でお話を受けて
契約という流れになることがあります。
ただ、弊社としては原則文面、文章で正式にいただいたものを踏まえて
対応をさせていただいております。

理由としては後に揉める要素となることを減らすためです。

どんな人でも全ての事象を完璧に覚えていられる人というのはまずいないと思います。
その場合勘違いなども含め、言った言わないのもめごとになるということがあります。

何も記録がなければどちらが正しいかわからないので、判断しようがありません。
改めて調整となりますが、お互いにいい気持ちにはならないと思います。

そのようなことにならないよう弊社では文面、文章でのやりとりで記録に残すことにより、
後のトラブルを減らせる努力をしております。

ただ、文面でやりたがらない人が一部いるのは事実です。
単純に面倒というパターンもありますが、何か文書化すると不都合なことがあるのか
と疑う要素になります。
どんなお仕事でもそうですが、証拠を残さない対応をしている場合は要注意です。

弊社としても契約書など文面のやりとりを交わすことは多々ありますが、
雛形を出したがらない、文書化を拒む、連絡が途絶えるなどあれば、
信用に値しないと判断し、契約前に判断いたします。

真っ当な業務でご自身の業務に自信があれば文書化を拒む必要がないからです。
弊社はお客様含め関係者とお話するのに必要なのは信頼だと考えております。
その信頼を損なう上記の対応は初回の対応としては問題があります。

ご自身を守ることにもなりますので、文書化をすることが浸透することを
弊社としては期待したいと思います。