景気に持ち直しの兆しがある今こそ 沖縄の中小企業が利益を残す成長設計
「ここだけ直してもらえますか」
「別のサイズも、ついでにお願いできますか」
一つひとつは、すぐ終わりそうな依頼です。長く付き合っているお客さんなら、なおさら「分かりました」と返しやすい。
ところが、月末になると妙に忙しい。頼まれた仕事は終わっているのに、自分の会社の仕事が後回しになっている。請求額も、最初に決めた金額のまま。
こういうとき、一度数えてみたいのが、見積もりに入っていない仕事の時間です。
10分ならできる。でも、10分では終わらない月もある
仮に、1回10分の追加作業を、1社につき月6回引き受けたとします。同じような対応が8社あれば、合計は月8時間です。
これに、依頼の内容を読み直す時間や、作業中の仕事へ戻る時間が加わることもあります。
少人数の会社で、誰かの1日分に近い時間が見積もりの外に出ている。その間も人件費はかかりますし、ほかの仕事に使える時間は減ります。
売上だけを見ていると、この時間は見えにくいんです。仕事を受けたときより利益が少なくなっていても、「今月も忙しかった」で終わってしまう。
まずは1週間、追加で受けた内容と、かかった時間だけを書き留めてみる。細かな計算より、どんな依頼が重なっているかを知るところからで十分です。
「修正」の一言で、違う仕事を引き受けていないか
たとえば、チラシを作る仕事で、電話番号を直す依頼と、載せる商品をすべて入れ替える依頼が来たとします。
どちらも、お客さんの言葉では「修正」です。でも、作る側の仕事は同じではありません。商品が変われば、写真や文章を用意し直し、配置も考え直すことがあります。
頼む側には、その手間が見えていないこともあります。だから、引き受ける前に、何が変わるのかを言葉にする必要があります。
「商品を入れ替える場合は、文章と配置も作り直す形になります。追加分の費用と、仕上がりの日程をご案内しますね」
ここで初めて、相手も追加の作業があると分かります。
先に作業を終わらせてから「実は追加料金がかかります」と伝えるより、どうするかを選んでもらいやすくなります。
予算が決まっているなら、範囲を相談する
費用を増やせない場合もあるでしょう。
そのとき、作業をすべて無料で足す以外にも、相談できることがあります。
「今のご予算でしたら、今回は商品名と写真の差し替えまでにして、全体の作り直しは次回に回す方法もあります。どちらを先に変えたいですか？」
何を優先するかが分かれば、今回行う範囲を決め直せます。納期を動かせるのか、すでに頼まれている作業と入れ替えるのかも、確認しておきたいところです。
そして、話が決まったら、「今回はここまで、費用はこの金額、仕上がりはこの日」と、メールなどで短く残す。
前回は好意で行った作業でも、何も伝えずに毎回続けると、次も同じように頼めるものだと受け取られます。今回だけ費用をいただかずに対応するなら、その範囲も先に話しておく方が、次の相談がしやすくなります。
次の見積もりには、よく頼まれる仕事も入れておく
追加作業を数えてみると、毎回似た依頼が出ていることがあります。
別のサイズへの変更、資料の更新、納品後のちょっとした調整。繰り返し必要になるなら、最初から料金に含めるのか、別の依頼として受けるのかを決められます。
見積もりにも、作るものだけでなく、どこまでの修正や対応を含むのかを書く。そこで分からない点を話しておけば、仕事が始まってからの行き違いも減らせます。
丁寧に仕事を続けるには、引き受ける側にも時間とお金が残っていなければ難しいです。
次に「ついでに」と頼まれたら、すぐに返事をする前に、作業の中身と、今の予定を確認してみる。そのうえで、どこまでなら引き受けられるかを話す。
僕は、そうした相談を最初にできる方が、お客さんとも長く仕事をしやすいと思っています。
