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池田小百合プロはテレビ宮崎が厳正なる審査をした登録専門家です

メール提案2 メールの受信トレイにメールはどれだけ入っていますか?

池田小百合

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テーマ:パソコン講座


メール提案2です。
ますますメールの連絡、資料は添付ファイルでメールの活用も増えています。
新年も始まったばかりですが、あなたの受信トレイにはどれだけのメールが溜まっていますか?
私は、年度初めに古いメールはほぼ削除してしまいます。

私が授業で見る限り、お仕事されている方はほぼ3桁の数字でメールが溜まっています。
古いものは3年も5年も前のものまで・・・
それどうするのですか?っていつも聞きます。
添付ファイルを探すときもメールの受信トレイから。
探し物にいつも時間を取られています。

まずは、左側に取引先ごと、項目ごとのフォルダをつくりましょう。
受信トレイで読んで、確認できたものはフォルダにその場で移動させます。
返事をしなければいけないものは、フォルダに入れてしまうと忘れてしまうので、返事を出すまではいつでも見える受信トレイに置き、返事をし終わったらフォルダに移動させるようにしています。
受信トレイには、基本そのような返事をするメールとその日に来たメールだけ。
探したいメールはフォルダ分類されているので、フォルダから探せば一目瞭然。
すぐに必要なメールが探し出せます。
すごくシンプルになりますから、時間短縮には絶対の方法です。

1年に一度、12月分を残して必要のないものはすべて削除するようにしています。
何年も前のものはほぼみません。添付ファイルも、ドキュメントやピクチャに仕事ごとに分類しているので、改めてメールから探すこともないでしょう。
すっきりとお仕事しましょう。

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池田小百合
専門家

池田小百合(講師)

池田パソコン塾

歴25年超のパソコン講師が、働く人の仕事の悩みに寄り添い、効率化を応援。基礎を築き応用力をつける「パソコンの仕事効率化講座」はオンラインで全国どこからでも受講可能。企業研修、出張も要相談。

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