ExcelのPower Query（パワークエリ）で事務作業を自動化する実践支援
「うちの会社にも生成AIを入れれば、事務作業が楽になるんじゃないか」
そう考えている経営者・管理職の方は多いと思います。確かに一面では正しい。データ入力・定型書類の作成・集計レポート……これらはすでにAIやRPAで自動化できる時代です。
しかし、その先にある「もう一つのリスク」について、きちんと対策を立てている中小企業はまだ少ないのが現状です。
AIを入れた後に残る問題
生成AIや業務自動化ツールを導入した企業からよく聞く話があります。
「ツールは入れた。でも、現場が使いこなせていない」
実はこれ、データでも裏づけられています。IPA（情報処理推進機構）の「DX動向2025」によれば、日本企業の85.1%でDXを推進する人材が不足しています。また中小企業のデジタルシフト調査（東京商工会議所、2025年）では、6割超の中小企業がデジタル人材の確保に苦慮していることが明らかになっています。
ツールを導入した後に残る問題は、「誰がそれを動かすか」です。
中小企業の場合、大企業のようにIT専門部署を置くことは難しい。では、誰がその役割を担うのか。答えは明確で、今いる現場の担当者、とりわけ日々の業務を支えてきた事務スタッフです。
放置すると起きる「二重のコスト」
ここで多くの経営者が見落としているリスクがあります。
コスト1：ツールを活かせない損失
せっかく導入したAIツールが現場に定着しなければ、月々のライセンス料を払い続けながら、業務は変わらないという状況が生まれます。「ツールを買ったが誰も使っていない」という話は、中小企業のDX現場で珍しくありません。
コスト2：人材を失うリスク
一方で、事務担当者の側にも変化が迫っています。総務省の統計では、女性就業者の27.9%にあたる861万人が事務従事者です（2024年）。一般事務のAI代替リスクは高いとされており、スキルを更新できなかった人材は、いずれ他社や別の職種に流出します。
採用コストをかけて新しい人材を確保するより、今いる担当者のスキルを上げる方が、はるかに低コストで持続可能なDXの道です。
「育ててから使う」が最も費用対効果が高い
経済産業省「中堅・中小企業等向けDX推進の手引き2025」は、こう指摘しています。
「自社の業務を把握しITベンダー等の外部リソースを活用しながら自社のDX推進を主導できる社内人材を育成することが不可欠」
外部のシステム会社に発注するたびに費用がかかり、改修するたびに依頼が必要になる。この「外注依存」から抜け出す最善策は、現場担当者が自分でシステムを理解し、言語化し、動かせるようになることです。
これは難しい話ではありません。プログラマーを育てる必要はない。「業務フローを整理して、AIに正しく指示を出せる人材」 を社内に1〜2名育てるだけで、会社全体のデジタル化の速度は大きく変わります。
どこから始めればいいか
「何からやればいいか分からない」という方に、取り組みやすい順番をお伝えします。
ステップ1：生成AI活用研修（最初の一手）
ChatGPT・CopilotなどのAIツールを業務に使いこなす研修です。メール文面・議事録・報告書・集計コメントなど、翌日の業務でそのまま試せる演習を中心に進めます。「AIを試したことはあるが、業務に使えていない」という担当者が最も多く、ここが最初の入口になります。
ステップ2：Excel PowerQuery研修（すぐ成果が出る）
毎月末に繰り返している集計・転記作業を、ボタン一つで完結させるExcelの機能です。「一度設定すれば翌月以降は更新するだけ」になるため、研修後すぐに時間削減の効果を実感できます。担当者の「やってよかった」という体験が、次のステップへの意欲につながります。
ステップ3：プログラミング思考研修（中長期の土台）
「プログラマーを育てる」研修ではありません。
「業務の流れを言語化し、AIやシステムに正しく指示を出す力」を身につける研修です。この力があれば、外部業者へのシステム発注の精度が上がり、生成AIの出力品質も上がります。DX推進を担う「キーパーソン」を社内に育てる研修として位置づけられます。
経営者・管理職の方へ、よくある懸念への回答
「うちのスタッフはITが苦手で……」
ご安心ください。担当講師は文系・コールセンター出身で、「自分も最初は全く分からなかった」という立場から指導します。研修の出発点は、パソコンではなく付箋とペンを使ったアナログ体験です。「自分でもできた」という感覚を先に作ることが、定着への近道です。
「一度研修をやったが、現場に定着しなかった」
「研修をやって終わり」では変わりません。ミナルキでは、研修後も担当者が自走できる状態になるまでを支援するため、ヒアリング→提案→実施→定着サポートの4ステップで伴走します。
「うちは小規模なので……」
中小企業こそ、1人の担当者が変わることで組織全体が変わります。藤沢商工会議所・鎌倉市・複数の自治体での採用実績があり、小規模事業者への対応経験が豊富です。
事務担当者向けのセミナーテキストも公開しています
実は先日、弊社セミナー受講者向けのサブテキストを一般公開しました。
「女性事務職の就業実態」「AIに置き換わる業務の分類」「10年後のキャリア」の3テーマを、総務省・厚生労働省・OECD・ILOなどの公的データをもとに整理した資料です。
経営者・管理職の立場で読むと、別の景色が見えます。 担当者たちが今どんな不安を感じているか。どんな情報を求めているか。どんな力を身につけたいと思っているか。
社内でのDX推進・研修検討の参考資料として、ぜひご覧ください。
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AI時代を生き抜く事務キャリアの選択肢
