【WLBコラム】『優先順位を守ってスケジューリングしていますか？』生き方改革vol11

WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
働き方改革をサポートするタイムマネジメントコーチの山本武史です。


先日から『生き方改革』についてシリーズで記事を書いております。



前回は、ワークライフバランスを実現するためのタイムマネジメントとして
『大切なものを優先していますか？』をご紹介しました。


何度もお伝えしますが、
ワークライフバランスの本質は

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

　一番大切なことは、
　一番大切なことを、
　一番大切にすることである

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

ってことですからね。

大切にするべきことを大切にしましょう。





さて、今回は

『優先順位を守ってスケジューリングしていますか？』

についてお伝えしていきたいと思います。




優先順位のつけ方自体は下記のコラムでご紹介した通りです。

ワークライフバランスを実現する優先順位のつけ方



タイムマネジメントセミナーや研修でも
全く同じ手順で優先順位をつけていただきます。


そして、その優先順位を守ってスケジューリングを
していくわけなのですが、

どういうわけか、
必ず月曜日から順に予定を立てる方がいらっしゃいます。



これでは優先順位をつけた意味が・・・
なくなってしまいますよね^^;


だって、月曜日から順に記入するってことは、
結局、時間軸（緊急度）のみが基準になっているわけですから。




先のコラムにも書いている通り、

優先順位をつけたなら、
『優先順位通り』に手帳に書き込んでいくことが重要です。



優先順位は、

１）重要かつ緊急なこと
２）重要だが緊急ではないこと
３）重要ではないが緊急なこと
４）重要でも緊急でもないこと

でしたよね。




であれば、この通りに、
手帳に記入していってください。



まず『重要かつ緊急なこと』。
これは抜かしようがないでしょうから、
真っ先に書かずともやらなけれなりません。

が、きっちり時間を確保するためにも
真っ先に書いておきましょう。



続いて『重要だが緊急ではないこと』。
実はここに時間を確保することが最重要です。


先の重要かつ緊急なことは、
他の何を差し置いてもやらなければなりません。

が、こちらは「まだ時間に余裕はあるし・・・」と
先延ばしが可能なことです。

となると、「時間ができたらやろう」になり、
そのうち「必要に迫られたらやろう」になってしまいます。


こうなると、どんどん時間は進んでいき、
ついには『重要かつ緊急なこと』の領域に入ってしまいます。


『重要かつ緊急なこと』は、
とても緊迫感があり、ストレスフルでもあります。


イライラの原因にもなりえます。


ですので、時間に余裕のある段階から
きっちり時間を確保して取り組むべきです。


この『重要かつ緊急なこと』には何が該当するのかについては、
下記のコラム記事をご参照ください。

第２領域のタスクって何があるか知っていますか？



上記のコラムにあるような
『重要かつ緊急なこと』（第２領域）を手帳に書き込んでから、
今度は『重要ではないが緊急なこと』を書き込んでいきます。



こちらは、確かに締め切りは近いのですが、
さして重要ではないことです。


つまり、最悪、期限が守れなくてもOKです。


が、仕事でもプライベートでも約束した相手がいるなら、
信頼関係に関わりますので、約束は守りましょう。



そのためには、先の二つ
『重要かつ緊急なこと』と『重要だが緊急ではないこと』の
隙間時間をうまく活用してください。




話は少し変わりますが、
自己啓発（スキルアップ）系の取り組み（例えば読書など）は
よく「やるべきことをやって、隙間時間を活用しましょう」と言われますが、
僕は逆をお勧めします。


自己啓発系の取り組みに時間を割り当ててから、
「やるべきことを隙間時間でこなすにはどうしたらいいか？」
を考えてください。



この逆転の発想が
大きな目で見た時間効率を改善するコツです。


だって・・・、
能力アップしてから物事に取り組む方が早くなるでしょ？



パソコン作業一つ取ってもそうです。
エクセルで計算作業を行ってからエクセルの勉強をするのと、
エクセルの勉強をしてから計算作業を行うのとでは、
どちらがトータル時間が短いかお分かりいただけると思います。



ですので、
自己啓発（スキルアップ）系の取り組みの方を優先させて欲しいのです。




さて、最後は『重要でも緊急でもないこと』です。

こちらは、手帳に書くかどうかはお任せします。



書かないで忘れてしまっても、
もし不都合がなければ、そもそも不要だったということですので。



ただし、一見『重要でも緊急でもない』と思っていても、
実は「自分の心身のリフレッシュに必要だった」ということもありえます。



その場合は、『重要だが緊急でもないこと』の領域に入りますので、
優先順位をランクアップさせて取り組んでくださね。



遊びの要素も、僕たちには必要ですから。



さて、ここまで優先順位を守ってスケジューリングするコツについて
ご紹介してきました。



次回はこちら↓をご紹介します。

第四章 決めた予定を必ずやりきるためのスケジューリング10か条
【第1条】ゴールだけでなく、スタートも記入せよ！
【第2条】自分だけの時間も記入せよ！
【第3条】ゴールを想定して、『下ごしらえ』はまとめて行え！
【第4条】クッションタイムを作れ！
【第5条】想定外リスクを想定せよ！
【第6条】他の人に任せられないかを考えよ！
【第7条】コミュニケーション能力を高めよ！
【第8条】振り返りを習慣づけよ！(KPT法)
【第9条】1日の1%の時間を大切にせよ！
【第10条】真のレクリエーションを習慣づけよ！


以上の記事は過去にアップしておりますが、
少し加筆修正しながらご紹介していきますね！



では、今回はこの辺りで失礼します。