家賃滞納の督促｜大家Oneで請求漏れを見つける

※この記事は、個人の大家さん向けAIクラウド「大家One」の紹介記事となります。

ある大家さんが、支払期日を過ぎている請求をまとめて確認したときの話です。出てきたのは5件、金額にして32万円ほど。数字だけ見れば、滞納が5件発生している状態です。ところが内訳を開いてみると、そのうち3件は、そもそも請求書が発行されていませんでした。入居者が払っていなかったのではなく、大家側が請求を出していなかったのです。

督促状を送る前に、確かめることがある

もしこの5件すべてに督促状を送っていたら、何が起きたでしょうか。請求書を受け取っていない3人の入居者のもとに、「家賃が滞納しています」という書面が届きます。相手にとっては身に覚えのない話です。信頼関係へのダメージは、滞納そのものより大きいかもしれません。実際に督促が必要だったのは、残る2件だけでした。

入金がない理由は、いつも相手側にあるとは限りません。請求を出していない、口座振替の登録が済んでいない、そもそも金額の変更が反映されていない。原因が自分側にある可能性を先に潰しておくことが、督促の第一歩です。

なぜ請求漏れは見つからないのか

多くの家賃台帳は「入金があったか」しか記録していません。請求を出したかどうかの欄がないので、未入金と未請求が同じ「空欄」として並びます。この二つは、次にやるべきことが正反対です。前者は督促、後者は請求の発行。区別できない台帳のまま督促に進むのは、かなり危うい進め方だと思います。

母がマンション2棟を管理していたのを間近で見てきましたが、滞納対応のうまい下手は、文面の巧拙よりも「気づくのが早いか」でほぼ決まります。1か月で気づけば1か月分の話ですが、2か月見落とせば3か月分になり、そこまで積み上がると入居者側にも払える金額ではなくなります。

今日からできること

- 台帳に「請求を発行したか」の欄を足し、未入金と未請求を分けて記録する
- 最初の連絡には「行き違いでご入金済みでしたらご容赦ください」の一文を必ず添える
- 書面を送る段階になったら、対象月・金額・期限・振込先の4点を漏らさず書く

私が開発している賃貸管理サービス「大家One」では、AIチャットに「滞納ある？」と聞くだけで、督促すべき部屋と、先に請求を発行すべき部屋が分かれて返ります。手作業でこれをやろうとすると、請求書の控えと通帳の両方をひっくり返すことになります。

なお、契約解除や明渡しを検討する段階の判断は、必ず弁護士等の専門家にご相談ください。

段階別の督促文例と、送る前の確認手順は自社サイトの記事にまとめています。

督促の段階別文例と確認手順はこちら