[会計・ファイナンス・IRの英語]英文メール・完璧なのに評価されない返信メールの落とし穴

突然ですが、以下の項目に該当する人はいますか？

• 英語でもらったメールの返信を書くには時間がかかるので、たいてい2~3日かけている
• 英語でもらったメールへの返信は、（リクエストされたことの）準備が完璧にできてから返信している
• 英語でもらったメールの内容がわからない場合、（聞き返すのは失礼なので）なんとか解釈して返信している

上記に一つでも、心当たりがある人は要注意です。

きちんとした英文メールの返信を書いているつもりでも、評価されていない可能性が高いです。

英文ビジネスメールの返信は（営業日ベース）24時間以内が基本

メールの相手との関係性にもよりますが、タイムリーな返信を心がけることは必須です。

もう30年近く前になりますが、外資系メーカーに勤めはじめた時、24時間以内の返信が相手の期待にこたえることだと、上司から徹底的に指導されました。

メールで仕事をすすめること自体が、まだ新しい時代だったことともあり、この指導が骨身にしみている私は、今でも1日の終わりに返信していないメールがあると、落ち着きません。

24時間以内が絶対なのか、36時間ではダメなのかという細かい議論ではなく、基本的に英語圏のビジネスパーソンは、速やかな返信を期待していると認識してください。

すぐに完璧な返信ができない時の対処法

24時間以内とか、可能な限りに早めに返信といっても、完璧な返信を準備できないことも多々あります。

仕事のプライオリティーは、メールの返信ではありませんし、他の業務で多忙なこともあります。

そういう場合こそ、ひと事返信が有効です。

今すぐには対応できないけど、いついつまでには返信するから少しお時間くださいね。
メール確認しました。準備でき次第お答えします。

上記のようなメールを送って、とりあえず相手を安心させることが大事です。

24時間以内に返信がないと、送り手は

• 「見逃されて、自分のメールはうもれてしまったのではないか」
• 「自分の書いた内容が不明瞭で、混乱させてしまっているのではないか」
• 「どうせ私のメールへの返信は、ロープライオリティなんでしょ」

というような、不安や不満を抱きかねません。

それらを防ぐためには、以下のようなひと事返信が役立ちます。

I will get back to you on that after discussing it with my team.
その件については、チームと話し合った後に連絡します。

I would like to get back to you on your request by Monday.
月曜日までにご要望に応じてご連絡いたします。

I need a few days to follow up on the current progress. I will send a mail to you by the end of this week.
進捗状況をフォローアップ（確認）するには、数日かかります。 今週中にメールをお送りします。

”いついつまで”　と入れるのが理想的ですが、無理のない日程を入れるようにしましょう。

何を聞かれているのか、はっきりしない場合、遠慮しないで確認することも大切でうす。

Could you clarify which data you are looking for?
どのデータを探しているのか、明確にしていただけますか？

中途半端に解釈して返信をしても、求められたいたものではなく、双方の時間の無駄になってしまうことがあります。

今回ご紹介したような、ひと事メールや、内容の確認メールが書かない人がひじょうに多いです。

どんなに完璧な返信を準備しても、予告もせずに何日もかけてしまっていては、評価は半減してしまいます。

内容だけでなく、返信タイミングにも気をつけましょう。

実務で役立つビジネス英語を学びたい方は、にご相談ください。