オフィスづくりは誰に相談する？まず考えてほしい「相談相手」の選び方
オフィスの移転やリニューアルをするとき、
「せっかくだから社員の意見も聞いてみよう」
と、社員アンケートを実施する会社は多いと思います。
社員が毎日使うオフィスですから、実際に働いている人の声を聞くことはとても大切です。私たちも、社員アンケートはできれば実施した方がいいと考えています。
ただし、何となくアンケートを取れば、いいオフィスになるわけではありません。
「カフェが欲しい」
「もっと収納が欲しい」
「集中できる個室が欲しい」
「固定席がいい」
「フリーアドレスがいい」
さまざまな要望が集まりすぎて、かえってオフィスづくりが難しくなることもあります。
大切なのは、社員の要望をたくさん集めることではなく、
「何のためにアンケートを取り、その結果をどう使うのか」
を最初に考えておくことです。
まず「欲しいもの」より「今どう働いているか」を聞く
新しいオフィスをつくるとなると、
「新しいオフィスに何が欲しいですか？」
と聞きたくなります。
もちろん、それも参考になります。
ただ、私たちが最初に知りたいのは、社員が「今どう働いているか」です。
例えば、
「1日のうち、自席で仕事をしている時間はどのくらいか」
「週に何日くらい出社しているか」
「個人で保管している紙資料はどのくらいあるか」
「現在のオフィスにどのくらい満足しているか」
「ペーパーレス化できる業務はあるか」
といったことです。
こうした情報が分かってくると、本当に必要な席数や収納量、スペースの使い方などが見えてきます。
「何が欲しいか」の前に、「今、どう働いているのか」を知る。
これが社員アンケートの大きな役割の一つです。
声を上げにくい人の意見を拾う
アンケートのもう一つのメリットは、普段の打ち合わせでは声を上げにくい人の意見を拾えることです。
例えば、オフィスづくりのプロジェクトメンバーが男性中心の場合。
過去の経験から、トイレやパウダースペース、更衣室、休憩場所、ランチ、セキュリティといった、女性の要望が入りにくいことがあります。
「ちょっとした鏡が欲しい」
「歯磨きできる場所が欲しい」
「お弁当箱を洗える場所があるとうれしい」
そんな日々の生活に根付いた意見が、アンケートから出てくることがあります。
オフィスは毎日使う場所です。
こうした小さな声が、実際の使いやすさを左右することもあります。
そのためアンケートでは、個人を特定する必要はありませんが、会社の人数などに応じて、
性別・部署・内勤／外勤
といった属性がある程度分かるようにしておくと、回答の背景が見えやすくなります。
アンケートは2回に分けてもいい
私たちは、社員アンケートを一度ですべて終わらせる必要はないと考えています。
例えば、
1回目は「現状を知るためのアンケート」。
その結果や経営者・プロジェクトチームへのヒアリングをもとに、会社としてどんなオフィスを目指すのかを考え、ラフレイアウトをつくります。
すると、
「ここはどうしよう？」
という具体的な迷いが出てきます。
そこで、
2回目は「新しいレイアウトについて確認するアンケート」。
例えばキッチンをつくるなら、ドリンクを用意できる程度でいいのか。それとも、簡単な調理ができる環境があれば実際に使う人がいるのか。
収納なら、一人あたりどのくらい必要なのか。
こうした具体的な質問なら、回答を実際の設計に反映しやすくなります。
最初からすべてを社員に聞くのではなく、
ある程度方向性をつくってから、迷っているところをアンケートで「答え合わせ」する。
これも有効な方法だと思います。
自由記入欄には、思わぬヒントがある
アンケートをつくるとき、私たちが大切にしているのが自由記入欄です。
オフィスデザイン会社は、お客さまから話を聞き、そこから答えを考えます。
ただ、どれだけヒアリングをしても、すべての社員の声を網羅できているとは限りません。
こちらが用意した設問では出てこなかった課題や要望が、自由記入欄に書かれていることがあります。
実際、かなりしっかり書いてくれる社員の方もいます。
「そんな使い方をしていたんだ」
「そこに困っていたんだ」
と、私たちが気づいていなかったことを教えてもらえる。
自由記入欄は、そんな発見の場所でもあります。
アンケートは「多数決」ではない
ここはとても大切です。
社員アンケートは、意思決定そのものではなく、意思決定するための材料です。
例えば経営者は、
「これから会社としてペーパーレス化を進めたい」
と考えている。
一方、社員アンケートでは、
「紙はまだ必要」
「収納を減らされると困る」
という意見が多かったとします。
では、どちらが正しいのでしょうか。
私は、どちらか一方をそのまま採用する必要はないと思っています。
例えば、執務スペースの個人収納は少なくしてペーパーレス化を進める。その一方で、すぐには捨てられない書類については、別のエリアに共用の倉庫スペースを設ける。
経営者も社員も、少しずつ譲ることになります。
ただ、会社として目指している方向には進みながら、社員も現実的に働ける環境をつくることができます。
オフィスづくりでは、こうした「ちょうどいい着地点」
を探すことがとても大切です。
オフィスは会社のもの。でも、そこで働くのは社員
社員の意見を聞くことは大切です。
ただ、社員の要望をすべて叶えることが、いいオフィスづくりだとは思いません。
そもそもオフィスは会社のものです。
会社として、
「これからこんな働き方をしたい」
「こんな会社になっていきたい」
という方向性が必要です。
一方で、実際にそこで毎日働くのは社員です。
だから、経営者やプロジェクトチームだけでは見えていない現場の実態を知る必要があります。
場合によっては、社員アンケートの結果を見て、経営者やプロジェクトチームが当初考えていた方針を変えることがあってもいいと思います。
どちらか一方を正解にするのではなく、
会社としてより良い未来につながるものを選びながら、経営と現場の着地点を一緒に考える。
そのための一つの手段が、社員アンケートです。
だからこそ、
なぜ聞くのか。 いつ聞くのか。 誰に聞くのか。 そして、その答えをどう使うのか。
そこまで考えてアンケートを設計することが、いいオフィスづくりにつながるのだと思います。
オフィスづくりは、レイアウトを考える前から始まっています
Dexiでは、家具やレイアウトを決めるだけではなく、現在の働き方の調査や社員アンケート、経営者・プロジェクトチームへのヒアリングなどを通して、その会社に本当に必要なオフィスを一緒に考えています。
「社員の意見をどうまとめればいいか分からない」
「経営側と社員側で、オフィスに求めているものが違う」
「まだ具体的なレイアウトまでは決まっていない」
そんな段階でも大丈夫です。
オフィス移転やリニューアルを検討されている方は、Dexiのオフィスデザインサイトで、私たちのオフィスづくりやこれまでの事例をご覧ください。
