顧客情報をAIに渡す前に　沖縄企業が作る「入力しない情報」リスト

AIに営業メール、提案書、問い合わせ返信を相談すると、すぐにたたき台が出てきます。便利だからこそ、商談メモや顧客情報をそのまま貼り付けたくなる場面があります。

でも、ここは会社として先に線を引くべきところです。

AI活用を止めるためではありません。安心して使い続けるためです。特に沖縄の中小企業は、地域の距離が近いぶん、名前や相談内容から相手が分かってしまうことがあります。だからこそ、入力してよい情報より先に「入力しない情報」を決めておく必要があります。

最初に作るのは、入力してよい情報リストではない

個人情報保護委員会は、生成AIサービスを利用する際の個人情報の入力について注意を呼びかけています。

現場で迷いを減らすには、細かいルールを最初から作り込むより、まず禁止ラインを短く決める方が動きやすいです。

このくらい明確な方が、担当者は守りやすくなります。

AIに入力しない情報を5つに分ける

まずは、会社として入力しない情報を決めます。難しい専門用語にする必要はありません。現場の人が見て分かる言葉にすることが大切です。

• 氏名、電話番号、メールアドレス、住所など個人を特定できる情報
• 健康状態、家族構成、相談内容など配慮が必要な情報
• 未公開の見積金額、契約条件、仕入れ情報
• 取引先から預かった資料や社内限定の会議メモ
• ログイン情報、口座情報、本人確認書類に関する情報

特に士業、介護、福祉、不動産、採用支援、BtoBの営業では、相談内容そのものが重要情報になることがあります。

「名前を消せば大丈夫」とは限りません。地域、業種、役職、相談内容の組み合わせで相手が分かることもあります。

AIに相談するときは、固有名詞ではなく構造を渡す

AIに相談してはいけない、という話ではありません。むしろ営業やマーケティングでは、AIを使った方が整理が早くなる場面は多いです。

大事なのは、相手を特定できる情報を外し、課題の構造だけを渡すことです。

このように書けば、実名や具体的な取引条件を入れなくても、営業の考え方や質問案は十分に作れます。

社内ルールは、禁止だけで終わらせない

禁止事項だけを並べると、社員はAIを使いにくくなります。大切なのは、使ってよい場面も一緒に決めることです。

1. 公開情報をもとにした業界調査
2. 匿名化した商談メモの整理
3. 問い合わせ返信のたたき台作成
4. 提案書の構成案づくり
5. FAQや社内マニュアルの整理

このように範囲を示すと、AI活用は止まりません。むしろ安全に広がります。

ツールによって、入力内容の保存、学習への利用、組織向け設定は異なります。会社で使うAIサービスを決めるときは、担当者任せにせず、責任者が設定や利用条件を確認することも必要です。

まとめ

AIに顧客情報を渡す前に、沖縄企業が作るべきなのは「入力しない情報」リストです。

名前、連絡先、相談内容、未公開の条件、社内資料。これらをそのまま貼り付けない。相談したいときは、固有名詞を外し、課題の構造だけにする。

AIは、正しく使えば営業やマーケティングの強い味方になります。ただし、信頼を失ってまで使うものではありません。

地域で長く商売を続ける会社ほど、お客様から預かった情報の扱いが信用になります。AIを安心して使うために、まずは「入れないもの」を決める。そこから始めてください。