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池田小百合

個人・企業向けに適切なパソコン技術指導を行うプロ

池田小百合(いけださゆり)

池田パソコン塾

コラム

EXCELで仕事の効率化をご提案

お困りごと

2016年11月27日

社員さんがエクセルでデータ入力をしているのだけど、どうも無駄なことがあるような気がするということで、経営者の方からご相談がありました。
動かしようのない表になった中に、データを入れるだけになっているが、そこから計算したものをまた別のデータファイルに入れるという、無駄な作業をしていました。

そのデータから何を集計したいのかを聞き出し、データベースにすれば小計やピボットテーブルなどに活用でき、ほしい集計が瞬時にできます。
しかし、そのような機能を知らないからこそ、無駄なことをやっていることすらわからずに作業をしていることがあります。
それだけではなく、表を作るときのちょっとした小技を教えたら、すごい、凄いの連発でした。
計算式ひとつで大きな時間短縮になりますが、小さなことの積み重ねでいくらでも時間は短縮できます。
もっと、エクセルの基礎を学んだ方が早いのですが、働いている人にはなかなか難しいようですね。
作業が楽になって本当に良かったです。

別件でもご相談があったのは、集計をしたいがピボットテーブルでどうしてもできないから教えてほしいということでした。
周りからピボットテーブルが簡単だといわれ、動画などで簡単に使えるピボットテーブルを見て勉強されていました。わかるように同じことをして、できないことを納得してもらいました。
どうしたらできるかを考え、小計を使ってみました。
小計など使ったことがないということでしたが、ほしい集計の要望を聞きデータの列を入れ替えをし、並べ替えをして小計をかけたらあっという間に、ほしい集計ができたのです。
1年分のデータとなると膨大な量です。忙しいからこそ、もっと簡単に楽にできる方法を学んでほしいですね。
本当に助かりましたと、喜んで帰られました。
そんな一言が、私たちの力になります。よかった!!

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