一言で決める

皆様方、お世話になっております。日々雑感を綴っております。

クイズ

上の図ですが、左側はある日の子供の弁当、右側は同じ日の私の弁当です。
明らかに内容に差があります。
どうしてこのような差があるのでしょう？よくあるお話です。
この問いに対して、家内はどう答えたでしょうか？
たった一言、『血が繋がっているから…』でした。
この話をいろいろな人にしたところ、『非常にわかりやすい！』でした。
もちろん、血の繋がりだけで物事を決めてしまうことは問題だとは思いますが、それはさておき、ここは家内が一言で説明したたことだけに注目しておきます。

技術承継の現場で

3年程前に技術承継の仕事をしていたことがありました。

（技術承継のお手伝い）
https://mbp-japan.com/hyogo/banyohkagaku/service2/5005166/

現場にあるパソコンの中を整理していると、研究報告書の類も多数あり、未整理のままでした。
そのほとんどが中身を開けてみないとわからない状態でした。
それもそのはず、ファイル名が『研究報告書_〇〇年☆☆月△△日』などとなっており、このファイル名だけでは作成日時以外は何もわからない状態でした。
それを一つ一つ整理し、物質名を付けたりして分類したところ、随分使えるものになりました。特に過去の研究報告書は大変貴重であり、お蔵入りになっているのと、サッと見ることができるようになっているのでは雲泥の差です。

中身がわからなければ意味がない

あるいは、前職時代には妙なルールに基づいてファイル名を付けていた部署もありました。例えばこんな感じです。
BCI-A-RD2-TPEP-001-20260704
といった具合です。
BCI=播羊化学研究所
RD2＝研究開発第2課
H105＝硬化剤105
001＝一作目
という意味です。
実際、前職ではこのようにルールを決め、社員を型に押し込むことが好きな管理職が多数いました。早い話が『見てくればかりを意識するエエ格好しいの管理職は、実務担当者の気持ちがわからない』という会社あるあるでした。
ファイル名も『BCI-A-RD2-TPEP-001-20260704』のような具合で、理路整然としたように見えるかもしれませんが、ほぼ実用的ではありません。
結局ファイル名は『硬化剤105の最初の試用』とかで十分ということになります。
世の中、このようにシンプルに済ますことができるにもかかわらず、敢えて複雑化して権威付けでもしたい人たちがたくさんいます。

概要は廃止？

職業柄、いろいろな会社の技術報告書を見ることもあります。その中でエクセルで枠を作って、そこに書かせる書式が多いです。
そもそも報告書は文章なので、単純にエクセルではなくワードを使うべきと考えますが、何故かエクセルが圧倒的に多いです。その理由が未だにわかりません。
それどころか、今やパソコンが使えるだけでもマシのようです。以前、通っていた技術顧問先ではワードは使えないが、エクセルだけは使えるという若手社員がいて、英雄扱いでした。
そんなエクセルで作った書式、『概要欄』が冒頭に作ってあることが多いです。わざわざ『200字以内で』とか書かれている場合もあります。
この際、概要欄の廃止をお勧め致します。

一言で済ます

しからば、どうなるか？ですが、概要欄はタイトル＝ファイル名で兼用できるようにします。
また、本文中には、できる限り図や写真を入れることをお勧めします。
図はグラフも含まれます。グラフを描くにはエクセルが最適です。そうなりますと、エクセルとワードの本来の役割も理解でき、適材適所ができるようになり、スキルも上がります。
なお、報告書はこまめに書くようにします。そうすることで、一つの報告書が短くなります。概要とは長い文章を全て読むのが大変なので、それを読まずに内容を把握するためのものです。しかしながら、この内容を過不足なくコンパクトにまとめるのはかなり大変です。報告書が長くなればなるほど、難しくなります。そんな難易度の高いことを、いきなり要求するような書式は書く側のモチベーションを下げるだけです。
そして、本文に図や写真を多く入れることで、必ずしも本文をきっちり読まなくても済むようになり、概要と同等な働きをします。

雑誌会のタイトルも…

そんな一言で済まそうとする工夫、雑誌会のタイトルでもやっております。
下記にその一例を示します。

（雑誌会の部屋）
https://mbp-japan.com/hyogo/banyohkagaku/service1/

てなことで、『血が繋がっているから』がわかりやすい？？？ように、まずは一言で物事を語ろうと意識を集中させることが効果的と考えます。