会社への「遅刻連絡」の方法　話し方＆マナー講師永田之子

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こんにちは。永田之子です。

電車が遅れた、体調不良、緊急事態など様々な理由で遅刻をすることがあります。どんなに気を付けていても不測の事態は起きます。

あらかじめ遅刻をしたときの「電話の文言やメールの書き方」をビジネスマナーのポータブルスキルとして身につけておくと、いざというときに慌てません。

一般的には遅刻連絡は「電話でする」と言われていますが職場によってはメールでよいという場合もあります。

自分の職場ではどのような対応をしたらいいのかをあらかじめ確認しておきましょう。

「電話」でも「メール」でも遅刻したときの「抑えるべきポイント」は3つです。

1．遅刻の理由
2．到着時間
3．出社直後に謝罪

遅刻の連絡は事態の把握を一刻も早く相手と共有することです。遅れることがわかったら「速やか」に電話かメールで連絡をしましょう。

そのときに遅れる時間を「早く」言いたくなりますが、それ以上遅れた場合に「2度目の遅刻」をすることになります。到着時間は「遅め」に言いましょう。

また遅刻の理由の説明に時間をかけないようにします。数秒で話せるように内容をまとめておきます。例「車両の不具合で電車が遅延しました」

【電話・メールでの連絡】
■電車の事故など
件名：電車遅延のため遅れます
おはようございます。現在通勤途中ですが〇〇線で電車の事故が起きました。復旧のめどはついていません。乗り換えをして出社します。〇〇時には到着予定です。ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。

■体調不良
件名：遅刻届/〇〇〇〇（名前）
おはようございます。今朝から頭痛がおさまりません。病院で診察を受けたのちに出社いたします。出社時間は〇〇時ころを予定しています。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。よろしくお願いいたします。

謝罪は出社したならばすぐにしましょう。そのときに、どうしても言い訳をしたくなりますが言い訳はよくありません。ただひたすら謝るようにしましょう。基本的にビジネスマナーでは、いかなる場合にも「言い訳はしてはいけない」ことになっていますから・・・。

Q.なぜ言い訳をしてはいけないの？
永田先生の回答→言い訳は自分を正当化する手段になってしまうからです。

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■永田之子 YUKIKO　NAGATA
元アナウンサー。話し方・マナー教室「TALKNAVI」代表　コミュニケーションカウンセラー、婚活カウンセラー。全ての世代の人に「心と心をつなぐ会話」のコーチングをを20年間で10，000人に提供。
「人と楽しく話せるようになる」ことでコミュニケーションに貢献。神戸、関西、近畿エリアを中心に全国から受講生が集まっている。現在では講演会のほかマナー書籍の監修も行っている。

■ホームページ→http://talknavi.jp