これだけは身につけよう。ビジネス文書の基本

2015年4月11日

テーマ：トラブル回避の基礎知識

コラムカテゴリ：法律関連

トラブル回避の基礎知識４

「これだけは身につけよう。ビジネス文書の基本」

今回は、新入社員にも役立つ基礎知識
現代社会においては、いわゆるコピペ（コピー＆ペースト）がとっても便利。あれこれ考えずに、ちょっとこの表現いただきみたいなことがすぐに出来ちゃう時代です。そして、瞬く間に印刷終了、便利な世の中ですね。
私が新人として就職した時代は、新人のやらなければいけない基本の仕事のひとつとして「ガリ版刷り」なんて作業がありました。鉄筆でロウがついた原紙に書いた原稿を、薄暗い印刷部屋でインクまみれになって印刷した記憶があります。もちろん原稿は間違わずに書かないとやり直しが大変でした。

　事務文書のルール
　１　誤字、脱字はいけません。辞典を引く習慣が大事です。簡単に漢字変換できる機能に慣れて漢字力はますます低下しています。
　２　作った文書はもう一度読み直してみることが大事です。
　３　手書きをするときは、略字やくずし字はいけません。楷書を心がけましょう。

　メールのマナー
　１　用件はひとつにしぼる。
　２　文章は簡潔に書く。
　３　題名には（事務連絡）（参考送付）（要回答）（ご相談）など、相手方がすぐにこちらの要求が想起できる括弧書きをつける。
　４　多数の人間に同時に同一内容が送れるので、個人的なやりとりは避ける。

　返信文書のマナー
　１　返信はがきや封筒の宛先が「○○行」となっていたら、「行」を二重線で消す。
　２　相手方が団体なら「御中」、個人なら「様」と敬称を付け加える。
　３　自分への敬称・敬語、例えば「ご芳名」「ご出席」などには「名」「出席」と不要な文字を二重線で消す。
　４　欠席の際は理由を簡単に書き添える。
　５　出席の場合は簡単な言葉（お祝い）を書き添える。
　６　締切日まで到達厳守。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上