これだけは身につけよう。ビジネス文書の基本
ゴールデンウイークも終わり、何となく気だるさの残る週後半です。
連休中の５月４日の山形新聞を見たら、あれぇいつもと違うぞと違和感を感じました。そうです、題字の「山形新聞」が緑色の印刷でした。
自分にとっては全く新たな発見。ずっとこれまで「みどりの日」は題字の色が緑色だったのかなぁなどと、今まで全く関心を持っていなかったことがすごく気になっています。
４月２９日の天皇誕生日が、植物等に造詣が深かった昭和天皇にちなんで「みどりの日」に変わって今年は何回目なんだろう・・・。
トラブル回避の基礎知識３
さて、今回は、ふだん我々が何気なく日常で行っている判を押す行為についての考察３回目です。曖昧だった知識を、少し確実なものにしましょう。
「訂正印」「捨印」「割印」「契印」
「訂正印」とは、その名のとおり、文書の字句を訂正する場合に押す印のことです。その文書を書いた人など、訂正権限のある者が訂正したことを明らかにするために押印します。
訂正の場合、文書の訂正部分には二重線を引き、元の字が読めるようにしておきます。横書きなら上に、縦書きなら右に正しい文字を書き入れます。欄外に「削○字」「加○字」などと加除訂正の字数を記載します。押印の場所は、訂正箇所あるいは欄外の加除訂正の記載のそばです。
※訂正印の注意事項
訂正場所を塗りつぶしてはダメです。修正液などを利用するのもダメです。あくまでも訂正した元の 文字が見える必要があります。欄外の訂正印だと、何度も加除訂正の記載をすれば訂正できてしまいま すから、最近は訂正箇所にその都度押すことが一般的です。
「捨印」とは、後に文書の訂正を必要とする場合のために、事前に文書の欄外にあらかじめ訂正印を貰っておくものです。訂正印を押してもらう手間を省くためによく利用されています。一種の訂正印とも言えます。
※捨印の注意事項
捨印を押しておくと、文書の作成者が知らないところで、無断で文書の内容を訂正される場合があり ますから、よほど信頼している相手方以外は押印しない方が良いと思います。手間を省くためとはい え、例えば借金の際の金利を勝手に訂正されたら大変です。その都度訂正印を押すのがトラブルの回避 になります。
「割印」とは複数の独立した文書について、それらの文書間の同一性や関連性を明確に示す意味で複数の文書にまたがって押印をする印のことです。発出文書と発送簿にまたがって押印したり、領収証と控えの間に押印したりするのが割印です。
※割印の注意事項
割印は、必ずしも作成者や署名者の印でなくても構いません。
「契印」とは、文書が複数枚にわたる場合、それが一体の文書であることやその順番で綴られ、差し替えや抜き取りなどがないことを明らかにするために、文書の作成者や署名者がその文書の署名の後に押印した印を使用して各ページにまたがって押印する印のことです。
※契印の注意事項
契印は作成者の署名の後ろに押印した印を使う。複数の署名者がいるときはその全員がページにまたがって押印するのが原則です。
さて、少しは曖昧なことが、確実な知識になったでしょうか。私はまだ連休ボケのようです。
