メールで簡潔に報告する文書の書き方

こんにちは。
ビジネスアシストパートナ株式会社代表
資料作成コンサルタントの山橋美穂です。

前々回のコラム
伝えるのではなく伝わる文章のポイント
で
伝えかたについてお伝えしました。

「伝える」というのは
自分主導で
「伝わる」というのは
相手主導
だという事。

頭では分かっているけれど
どうしても
文章で伝えることができない
という人もいると思います。

実は1つ
お悩み相談がありました。。。

メールで報告をするとき
必要だと思うことを書くと
ついダラダラと長い文章になり
要点が纏まらなくなるというのです。

これは、プレゼン資料でいうトコロの

情報を詰め込み過ぎて
輪郭が曖昧になってしまう

という現象です。

アレもコレもと思いつくままに
情報を詰め込むと
メッセージが希釈されます。

しかも
文章を切らず
どんどん続けて書くので
主語述語も不明瞭。

これでは
読み手をイラつかせてしまいます・・・。

そういう傾向にある人は
書き方のテンプレートを作りましょう。

まず、できるだけ早く相手に要点が伝わるよう
文頭に余計な情報は載せません。

文頭：

お世話になっております。（お疲れ様です。）
〇〇（社名や部署）の▲▲（名前）です。

本題：

〇〇の件につきましてご報告致します。（〇〇の件につきまして確認事項をお送り致します）

・××××××××××××。
・××××××××××××。
・××××××××××××。
（箇条書き、体言止め）

最後：

上記につきまして、補足説明致します。
〇〇の為〇〇でした。
〇〇には〇〇の確認が必要です。
〇〇を何日何時（日時）までにお送り致します。
何日何時（日時）までに確認頂けますと助かります。

以上、宜しくお願い致します。


この様なテンプレートを用意しておき
メールを書く際に
用途に合せて内容を書き換えます。

報告する内容については
ですます調である必要はありません。
無理して口語で書こうとするから
文章を切ることが出来なくなります。
口語の部分（最初の挨拶や最後の締め）と
箇条書きの部分（本題）に分けると
だいぶん書きやすくなります。

是非試してみて下さい。

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