パワーポイントのテンプレートを正しく使って作業効率アップ

こんにちは。
ビジネスアシストパートナ株式会社
資料作成コンサルタントの山橋美穂です。

今回は
パワーポイントのテンプレートについて
お伝えしたいと思います。

皆さん
自社のオリジナルテンプレートを使っていますか？

もし使っていた場合
正しく使えていますか？

現在は
多くの企業が
自社オリジナルテンプレートを使っています。

自社にオリジナルテンプレートが担う役割は以下の2つ。

【役割1】企業のブランディング

営業資料はいわば会社の顔
名刺と同じです。

例えば、
会社概要を伝えるのに
しっかりしたパンフレットを渡すのと
ファイリングされた手書きの紙を渡すのでは
相手に与える印象や信用度が違いますよね。

パワーポイントのテンプレートも
デザインによって相手に与える印象が違います。

企業が周りに、またはクライアントに
どの様なイメージを与えたいのか

戦略を練ってテンプレートを作ることで
企業のブランディングを担います。

これがとても大事です。

ビジュアルから与える印象は
記憶に強く残ります。

私が起業する前の前職である
外資系の証券会社では
プレゼン資料を通じてブランディングがなされていました。

私がいた部署は
IBD(Investment Banking Dept)
日本語では投資銀行本部といって
名だたる優良企業に巨額の金額を動かす案件の提案をする部署でした。

つまり経営戦略を売り込むような業務内容です。

そんな重大な提案書が
稚拙なイメージを与えたら
提案を読む前に相手に悪い印象を与えてしまいます。

なのでテンプレートは稚拙な表現・雰囲気は禁止
頭の良さ、スマートさが伝わるようなデザインでした。

世界的に有名な証券会社、Goldman Sachsの資料を
見たことがありますか？

Goldman Sachsの資料は、一切の無駄がありません。
とてもシンプル。
故に、とてもスマートな印象です。

簡潔で隙がない
だからこそ読み手に
有無を言わせません。

▼Goldman Sachsの資料

頭の良さを売る場合
内容を読むより先に資料の雰囲気で

「デキる」

と思わせておくと
無意識に、その先入観で読んで貰えるので

内容 + 心象

でW効果です。

プレゼンをする時の身なり・スーツと同じです。
内容が一番重要ですが、同じだけ見た目も重要
ということです(^‐^)

【役割2】資料のクオリティ保持

自社のオリジナルテンプレートは
「ただあるだけ」では何の意味もありません。

よくお見受けする企業テンプレートの典型として
2～3種類のレイアウトしかないテンプレートを
何のルールもなく使っている会社があります。

「弊社はオリジナルテンプレートを使っています」
と言うので、見せて頂くと
テンプレートの意味があまり分かっておらず
有効的に使われていません。

社員にテンプレートを配布して
「会社のテンプレートはこちらです。
資料を作る時はこれを使って下さい。」
では、各自、自分のセンスで
思いのままに資料作成を行い
誰が見てもその企業だと分かるような
統一感のある資料は作れません。

テンプレートを作る際は

戦略をしっかり練ったあとに
用途を反映し
そして最後に
レギュレーションの取り決め

をしなければ
テンプレートを用意しても
有効に使う事は出来ません。

自社オリジナルテンプレート
というのは

用途に沿ったレイアウトと
イメージ戦略に沿ったルール

がなければ
作業効率も
資料作成スキルも
上がりませんし
統一感も作れません。

イメージ戦略に沿ってテンプレートのデザインを決めたら
統一すべき細かい項目のスタイルを決めます。

これらをルール化する事によって
作り手のオリジナル感を排除し
誰が作っても同じクオリティの資料が作れるようになります。

資料作成における細かな自社ルールがあるからこそ、
資料を作成する人たちにスキルのバラつきがあっても
一定の品質がキープできます。

また、
【テンプレート】とインフォグラムなどの【定型スライド】を
同じと捉えている人が多くいますが
この2つは全く違います。

テンプレートとインフォグラフィックは
用途や目的が全然違います。

パワーポイントでいうテンプレートとは
インフォグラフィックの土台となるものです。

インフォグラフィックの雛型をダウンロードしても
テンプレートとしては不完全で
大変使いづらいだろうと思います。

これらは違うという事は
知っておいてくださいね。

＝＝＝
弊社では
用途に沿った
戦略的オリジナルテンプレートのご提案、作成をしております。

テンプレートがあっても
資料作成におけるルールがなければ
意味がありません。

御社のイメージに基づき

どの様なルールを設定すればいいのか
レギュレーションのコンサルから
ルールブックの作成

テンプレートの使い方を踏まえた
研修まで

全社員が