【ビジネス英語1年生】伝わる英語は主語を”人”にすることから
グローバルビジネスの現場で磨いてきた、実践的なビジネス英語のアドバイスをお届けしています。
ビジネス英語1年生シリーズのコラムは、初心者・中級者向けのアドバイスをします。
今さら誰にも聞けない、自分ではなかなか調べられない内容をお伝えするので、是非参考にしてください。
前回の記事で、伝わるメールやチャットの秘訣は、情報を断捨離して、短くまとめることだとお話しました。
【ビジネス英語1年生】伝わる英文メールやチェットを書く秘訣
シンプルに情報を整理するためには、箇条書きをうまく活用し、無駄のない簡潔なメッセージにするこことです。
英文メッセージでの箇条書きのルール
効果的な箇条書きのルールは、基本的には日本語の文章と同じです。
情報を読みやすくする
重要な情報への注意をひく
必要な 情報を効率よく伝える
箇条書きの使い方
複数の情報を伝える場合、コンマ（：）の後に、bullet point (箇条書きの点) や数字を使って、並列すると、メールやチャットが格段によみやすくなります。
その時、気をつけておきたいのが、表記の仕方に一貫性を持つことです。
以下の例を参考にしてください。
My favorite alcohols are:
champaign
beer
red wine
私の好きなアルコールは次のとおりです。
シャンパン
ビール
赤ワイン
単語で並べる場合は、全て同じように書いてください。
My favorite alcohols are:
champaign
beer
red wine is healthy
などのように、最後の赤ワインだけ文章にしたりしないでくださいね。
数字を使って少し長い項目を並べる方法もあります
We have three agendas today:
1. sales result for this month
2. marketing plan for next month
3. hiring plan for the next year
今日は3つの議題があります：
1.今月の販売実績
2.来月のマーケティング計画
3.次年度の採用計画
書き出しを小文字ではじめたら、すべて小文字に統一
1〜3は並べても重要度に違和感がない内容にすることもポイントです。
以下のように完全な文章を並べることもできます
We need to discuss the following items at the next meeting:
How we can improve our gross profit margin.
How we can reduce the personnel costs.
How we can prioritize our strategies to increase sales.
次の会議では、次の項目について話し合う必要があります。
売上総利益率を改善するにはどうすればよいか。
人件費をいかに削減できるか。
売上を伸ばすための戦略にどのように優先順位ができるか。
この例は少し長い文章を並べていることです。
どれも同じような表現を使いながら、並列しています。
コロンの後に箇条書きを使うと、長い文章を書くのに自信のない人でも、わかりやすいメッセージを書くことができます。
箇条書きにまとめる作業は、何をどのような順番に伝えればよりわかりやすいか、突き詰めて考えるきっかけになります。
そのくり返しで、論理的な話の進め方を磨くことが可能になっていくので、ぜひ習慣化してください。
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