[会計・ファイナンス・IRの英語]伝わるメールはKISSの原則

ビジネスEメールは、シンプルに書く方が良いという、以前の記事を読んでくださった方から、短くシンプルに書き過ぎるのは本当に大丈夫なのか・・・

• 失礼な印象を与えないか？
• 必要な情報を提供できていないのではないか？
• アンプロフェッショナルな感じになってしまうのではないか？　

とのご質問を受けました。

このご心配、非常に多く耳にします。

実際私が添削しているメールにも、この上なく丁寧で、詳細をびっちり。英語の文法や単語のミスはほとんどない一方、結局何を言いたいのか、何が大事なのかさっぱりわからない残念なメールを目にします。

ここで思い出すのが、大昔にアメリカ人上司から言われた、「KISSの法則に徹しろ」というアドバイスです。

KISSの法則とは？

KISS ＝ 「Keep it short and simple.」
とにかく短く、シンプルに。

それが伝わる秘訣というアドバイスです。

これには
「Keep it simple stupid.」
愚かなまでに簡潔に

というバージョンもありますが、英語ノンネイティブの私たちには、前者の解釈の方が馴染みます。

「愚かなまでに・・・」と言っても、稚拙な文章になってしまうのは避けたいので。。。

短いメールほど、最後まで読んでもらえる

テキストメッセージなどより、メールがまだまだビジネスコミュニケーションの主流である一方、受け手がメールを読む媒体はかなりで確率でスマホです。

移動中や会議の合い間にチラッと読むことも多いです。

忙しい相手であればあるほど、最後までしっかりスクロールダウンして読んでもらえないリスクが高まります。

重要メッセージを最初にもってくることとあわせ、短い文章にまとめることが、受け手への配慮です。

シンプルな文章が、知性のあらわれ

いろいろな背景や、様々な影響のあるビジネストピックについて、簡単にまとめるには非常に高い能力が求められます。

ビジネスについての理解、優先順位を判断する能力、適切な言葉を選ぶ知性などが求められるのです。

簡単で短い文章を書くことは、決してアンプロフェッショナルではなく、むしろその逆。

要点を絞って、わかりやすくまとめられたメールは、あなたの知的センスが光ります。

詳細などは、添付資料に入れるとか、別のメールで後から送るなどの工夫も必要ですね。

Biz英語塾では、英文メール添削も行っています。
メールでのご相談は無料です。お気軽にBiz英語塾へお問合せください。