メールは労働生産性を下げる？即レスのデメリット

私は（大きな声では言えませんが）
いただいたメールをすぐに返信しません。


原則として、あえて翌日にします。
緊急の用事であれば電話がかかってくるはずだからです。


理由は2つあります。


1つ目は、
メール対応によって集中力を切らしたくないからです。


メールの件数はそれほど多くありませんが、
届くたびに処理中の仕事を止めて内容を確認し、
返信するとなると、集中力はその都度分断します。


これは大問題です。


南カリフォリニア大学の研究でも

元の集中力に戻るまで平均23分もかかる
という結果が出ているように、

労働生産性が低いままで仕事を続けることになります。



これを防ぐために、届いたメールが
ポップアップしないよう設定していますし、
チェックも朝、昼前、夕方とタイミングを決めています。


ただし、24時間以内には返信するようにはしています。


あまりに返信が遅いとクレームになったり、
届いているのか心配になって電話がかかってきたりと、
お互いの時間が無駄になりかねません。


時間がかかりそうだったら

「メールを確認しました。
調べてから○日以内に返信します。」

これで送信者は安心します。



理由の2つ目は、
相手の期待値を下げておきたいという点です。


メールでもSNSのメッセージでも、
すぐに反応する即レスは確かに相手にとって
都合が良いことでしょう。


ところが、

これまで常にすぐ返信されていたメールが
今回は届かない。

どうしたのだろう。

即レスされると思って段取りをしていた仕事が
進まない。困った・・・。


このように、あまりに期待値が高い状況では、
おちおち休むこともできません。


下手するとクレームになる可能性だってあります。


すぐに返信は来ないけれど1～2日で確実に届く。
急ぎの要件は電話をすればいい。


これがわかっていれば問題にはなりませんし、
少し期待値を下げておくことで逆に信頼関係にも
つながっていきます。



もちろん、こんな私でも
すぐに返信するメールがあります。


例えば日程調整です。


これは相手の時間も押さえることになるため、
なるべく早く、どんなに遅くてもその日のうちに
返信します。



今回の仕事術はあくまでも一例でしたが、
大切なことは自分自身の基準を決めておく
ということです。


うまくいかなければ改善すれば良いのです。


問題なのは、何にでも反射的に動いてしまうこと。


今やっていることを横に置き、
本当に優先すべきメールなのかを
考えなくてはならないというわけです。