メールは労働生産性を下げる？即レスのデメリット
昨日は児童福祉事業の職員さんを対象とした
タイムマネジメント研修に登壇しました。
11月から始まり、1か月に1回、計3回の研修です。
1回目で「時間の使い道」について考えていただき、
2回目で「時間を作り方」をお伝えし、
3回目の昨日は効率的な時間の使い方を
「体感する」ワークを行いました。
生産性とは何か
効率化するためには何が必要なのか
知っているのと わかっているのと できるのでは大違い
ということを腑に落としていただけたのではないかと思います。
さて、毎回のことですが、
研修が終わった後に私がすぐ行うことは何でしょうか。
それは請求書の発行です。
メールで担当者に送信し、
この研修の全てのタスクが終わります。
押印と原本が必要な会社であれば、
帰宅前に事務所に戻り、プリントアウトして、
なるべくその日に投函します。
簡単な作業ですが請求書を作らなければ
入金はありません。
その時は面倒で先送りしても、
いつかはやらなければならないことは
なるべく早く処理すべきです。
なぜなら、時間の経過と共に忘れていくからです。
本来（メイン）の仕事と
セットになっているタスクを、
私は「後処理タスク」と呼んでいます。
皆さんの会社にもあるはずです。
出張の後は復命書と旅費の精算が必要でしょうし、
飲食店でも農業でも建設業でも作業後は
道具の片づけや清掃、整理整頓がセットです。
請求書の作成は複数をまとめて作業する方が
効率的な時もありますが、
会議の議事録や報告書の作成のようなタスクは
時間の経過に伴って記憶が曖昧になります。
思い出しながら作ることで
漏れやミスが生じやすくなるものです。
この後処理タスクを先送りしないコツは、
あらかじめスケジュールの中に入れておく
ということです。
なるべく本来の仕事と接続する時間帯に
入れておくことで効率が上がります。
思い出しながら作るというのは案外大変なのです。
後処理タスクを溜めないだけでも
仕事を抱えるストレスが軽減されます。
本当に大切なことに使う時間も
増えていくので是非お試しあれ。
