私の使用する業務効率化のための道具立て（特別編）
今回も紙ネタですが、個人的には結構大切な事ではないかと考えています。
私自身も会社業務の中で、紙による情報の交換は、そう簡単にはなくならないとは考えています。
以前在籍した積善会の中でも、私が退職する時も当然紙文書でのやり取りはかなり残っていました。
今回ご紹介するお話しは、その時積善会が仲介していた制服等のレンタル業務です。
これは月末に、その月に仁生会（細木病院グループ）各施設様にてご使用になられた制服等の使用数の情報をいただき、その情報から請求書を作成し提出するわけですが・・・
対象は12ヶ所の施設・部署様です。
そしてその当時、各施設、部署ごとに異なるフォーマットでご連絡をいただき、
送付方法もFAX，手渡し、メール添付と様々な形で送られてきます。
これをなんとか時間短縮したいと考え、最初Kintoneでのアプリ開発を考えました。
しかし、施設毎にフォーマット（内容の情報も）異なり、先方の職員の方とお話しして、
やはり「今のフォームを変えたくない」という意向が強いことが分かりました。
ですので、Dropboxを使用して、これらの施設、部署との共有フォルダを作成し、
そこに今と同じフォームをEXCELにて作成し、あとはEXCEL関数を使って販売システムにインポートできるフォーマットのCSVを自動で作成する仕組みを考えました。
もちろん、最初にお客様の承諾をいただき始めたわけですが、この時は少しやり方を変えて、
この作業の大部分を部下に任せました。
理由は、自分が楽したいから…
も、ありますが、担当者もこのような事を実践することで、
自分の業務の時間短縮が図れることを実感してもらえれば、
この先も自分の業務を、「そういう目」で見ることができるようになるのではと思ったのです。
最初に担当者に聞いたところ、本人曰く「月末に1時間程度なので、大した時間ではありません」という話でした。
本人は以前からこの方法で、しかも月1時間なので、「何の問題もない」と考えていたと思います。
ただ、今回このように仕組を変えることで、1時間の作業が2～3分で終わることになりました。
（開けば勝手にEXCEL関数が動き、必要なデータができているので）
あなたはこのお話しをどのように考えますか？
積善会は、仁生会のMS法人ですので、仁生会からの要望を受けて、色々な物品やサービスを提供するのが業務の主体です。そのために「1分、1秒でも多くお客様に接する時間を増やす」ことこそが重要だと思うのです。
そのために「本業に関わる時間をなるべく増やし、データ入力、情報の転記等に関連する時間を極力減らす」ことこそが大事なのではないでしょうか？
ですので、たとえ月に1時間の事務処理でも、短縮できるのであれば短縮すべきというのが私の意見です。私は特に地方の中小企業では、このような「小さな改善」を積み重ねる事こそが重要だと考えています。
