兵庫・神戸・西宮の話し方教室 個人レッスン元アナウンサー永田之子
こんにちは。永田之子です。
先日読売新聞のネット記事の取材を受けました。話によると電話の受け答えが我流になっている職場は意外と多いそうですね。
電話対応には一貫したルールがあります。それを徹底するだけでシンプルに電話対応の問題は解決します。
電話が苦手な理由はおもに2つ。
・電話に慣れていない
・対応の仕方を知らない
数をこなし、正しい対応の仕方をマスターすれば電話対応はそれほど苦痛なものではなくなります。
■電話に出る前の心構え
「伝言メモ」とペンを用意する
深呼吸をする
笑顔をつくる
机の前に鏡を置いてもいいでしょう。笑顔を確認してから落ち着いて電話に出ます。
■電話を取ったならば次の順番で話しましょう。
1．3コール以内に出る。
それ以上になったならば
「大変お待たせをいたしました」
2．挨拶をする
「お世話になっております」
3．社名を名乗る
「〇〇工業でございます」
4．相手が言ったことを復唱する
「〇〇商事の〇〇様ですね」
5．依頼内容に答える
「その件に関しましては・・・」
取り次ぐときには
「〇〇課の〇〇にかわります。少々お待ちくださいませ」
※保留にしてつなぐ
担当者が不在のときには
「〇〇は会議中でございます」
「あいにく〇〇は外出をしております」
「いかがいたしましょうか。よろしければ伝言を承りますが」
電話が聞き取れなかったときには
「恐れ入ります。お電話が遠いようでございます。もう一度お願いいたします」
6．電話を切る
「〇〇が承りました。確かに〇〇に申し伝えます」
「失礼いたします」「ごめんくださいませ」
「お忙しいところありがとうございました」
「お電話をいただきありがとうございました」
※電話を切るときには「フック」を押して静かに切りましょう。
「電話はかけた方から切る」と言うマナーがありますが、取引先や目上の方なのかなどがわからないこともあるので「先方が切ってから切る」ことを習慣にしたほうがいいでしょう。
■是非取り入れてほしい習慣！！
「伝言メモ」を作ってコピーし職場で共有する！
・誰に
・誰から 会社、所属など
・用件 電話をする場合はどちらからするのか（連絡の要領）
・その他の必要事項
・連絡先
・受付日、時間
・受けた人の名前
メモを取ったならば必ず書きとった内容を「復唱」して相手にもう一度確認をしてもらいましょう。ミスを防ぐことができます。
電話受け付け係りは会社の顔です。明るく元気な声で対応しましょうね！
■体験レッスン
元アナウンサーの話し方、コミュニケーション、マナーの個人レッスン
阪急神戸線「西宮北口駅」徒歩1分
お問い合わせ先→https://mbp-japan.com/hyogo/yukimigoro/seminar/5007478/
■講演会・研修・セミナーへのお問い合わせ
https://mbp-japan.com/hyogo/yukimigoro/service2/5003537/
(近況）
千葉県警察本部 警察官への講話 2018年 2019年
千葉県公立学校教頭会 教頭先生への講話 2022年
演題例 『伝え方の技術』『心に響く話し方』『人前で堂々と話す方法』『風通しのいい職場』
■永田之子 YUKIKO NAGATA
元アナウンサー。話し方・マナー教室「TALKNAVI」代表 コミュニケーションカウンセラー、婚活カウンセラー。全ての世代の人に「心と心をつなぐ会話」のコーチングを20年間で10，000人に提供。
「人と楽しく話せるようになる」ことでコミュニケーションに貢献。神戸、関西、近畿エリアを中心に全国から受講生が集まっている。現在では講演会のほかマナー書籍の監修も行っている。
■ホームページ→http://talknavi.jp
