＜ 用語説明⑧　Debit Note ＞

不具合品の後始末

輸入した部品が不良だったときの対処方法を考えます。

いわゆる部品クレームは、相手が海外企業である以外はすべきことは変わりません。
いま一度おおまかな流れを理解してた上で進めていきましょう。

「a．交換処理」と「b．費用処理（いわゆる赤伝処理）」

やり取りの第一歩目は、部品不良のレポート作成です。
　レポートのポイント
　　　・いつ購入したか・・注文番号（PO番号）やInvoice番号など
　　　・不具合内容　　・・日本語でいいので手を抜かずしっかり書くこと
　　　　　　　　　　　　　加工品は不良部分の拡大写真が効果的
　　※自動翻訳ソフトを利用して翻訳し、それをcopy＆貼り付けすればOK

b．費用処理
　　Debit Note（赤伝）を発行してもらいます。
　　部品代金を（不良品分）を送金手数料相手負担で返金させます。
　　ただし不良品分の輸入消費税は還付されません。

a．交換処理
　　交換部品の場合は、その送料ををどちらが負担するかしっかり協議します。
　　方法1．良品の受取りのみ（次回発注分との同発が望ましい）
　　方法2．全数交換（REPLACE）

交換の場合は、面倒な手続きが片道分で済む方法1がお薦めです。
　方法1　交換品の再輸入には再び輸入消費税発生がかかります。
　　　INVOICEは
　　　　・「量産分」と「交換分」を分けて記載し、
　　　　・「交換分」は＜不具合による交換分＞だと分かるよう追記し、
　　　　・「交換分の単価」は＜タダではない、非常に安価に単価を記入＞します。
　　　
　方法2　「再度の正規輸入」と「不良品の返品」作業を進めます。
　　　不良品の返品は輸出です。
　　　送料相手負担の場合は、
　　　　・貿易条件を「EX-Work」とし、
　　　　・輸入時と同じフォワダーを利用して貨物を引き渡しします。
　　　　・発送前にINVOICEを海外企業に見せて意思疎通を図っておきます。
　　　　・異品輸入時に支払った消費税還付の手続きを進めます。
　　　　　　税関様式T第1630号をダウンロードし、必要事項を記入します。
　　　　　　ここで必要になるのが、輸入時の貿易文書輸入許可通知書です。
　　　　　　通知書に書いてあることを転記します。
　　　　　INVOICE、Packing List、「違約品等保税地域搬入届」と荷物を引き渡します。

※送料を自社負担する場合は、次回部品単価から送料分を控除してもらうなど交渉しましょう。