第10回 未来を先取りする生成AI戦略
― ビジネス文書の生産性を3倍にする方法 ―
ChatGPTの便利さを最も実感できるのが、「文章作成」です。
特にビジネスの現場では、メール、提案書、報告書と、毎日のように文章を書く機会があります。
しかし、その多くは“考えるよりも書くのに時間がかかる”という悩みを抱えています。
そこで役立つのが、ChatGPTを「下書きアシスタント」として使う方法です。
自分が考えた内容をざっくり伝えるだけで、数十秒で文書の骨組みを作ってくれます。
【1】お客様へのメール文
たとえば販売や営業の現場で、こんなお願いをしてみます。
「お客様へのお礼メールを、丁寧で親しみのある文体で作ってください。 200文字以内で、商品購入への感謝と、今後のサポート体制を伝えたいです。」
するとChatGPTは、こんな文章を返してくれます。
「このたびは当店の商品をご購入いただき、誠にありがとうございます。 ご使用にあたりご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にご相談ください。 今後とも末永いお付き合いをお願いいたします。」
そのまま使えるだけでなく、企業ごとに文体をアレンジすることも可能です。
毎日のメール作成時間が、たった5分で済むようになります。
【2】提案書・企画書の構成づくり
提案書をゼロから作るのは時間がかかりますが、ChatGPTに方向性を伝えるだけで、
構成案や見出しをすぐに出してくれます。
「新しい集客イベントの提案書を作成したいです。 目的・ターゲット・内容・予算・期待効果の5項目で構成してください。」
これだけで、企画書の“たたき台”が完成します。
そこに自社のデータや写真を加えるだけで、短時間で完成度の高い提案書になります。
【3】日報・報告書の自動整理
忙しい営業職や現場スタッフにとって、報告書作成は負担が大きい業務のひとつです。
そんな時は、メモのようにChatGPTへ伝えればOKです。
「本日の業務内容を報告書にまとめてください。 内容：午前は店舗巡回、午後はRingカメラの販促イベント実施。来場者50名、販売12台。 所感：天候の影響で集客に波がありました。」
ChatGPTはこれを次のように整えてくれます。
【業務報告書】
本日午前は店舗巡回を実施し、商品陳列や販促物の確認を行いました。 午後はRingカメラの販促イベントを開催し、来場者50名、販売12台という成果を得ました。 天候による影響はあったものの、来場者の関心は高く、今後の展開に手応えを感じました。
このように「短い指示＋要点」を渡すだけで、読みやすい報告書が自動生成されます。
ChatGPTを使うと、“文章の中身を考える時間”に集中できるようになります。
単なる文章作成ツールではなく、ビジネスの思考を整理し、
「伝わる資料」を一緒に作るパートナーとして活躍してくれます。
次回は、販売や店舗ビジネスの現場でChatGPTを使う販促・営業活用編をお届けします。
SNS投稿や接客トークまで、AIがどこまで支援できるのかを具体的に紹介します。
次回予告：
第4回「販促・営業に使えるChatGPT」
お客様の心に刺さるキャッチコピーやトークスクリプトを、AIが生み出す方法を解説します。
このコラムは、連載「ChatGPTで仕事が変わる！」シリーズ
これまでの回や今後の更新予定は、こちらのまとめページでご覧いただけます。
ChatGPTで仕事が変わる！連載まとめ（更新中）
生成AIを“ツール”ではなく“パートナー”として活かすヒントを、今後もお届けします。
このコラムの内容は、著書
『生成AIは必須スキル！今、ChatGPTを学ばないとどうなる？』
（著：佐々木 康仁／出版社：CNCコンサルティング出版）をもとにしています。
生成AIを「ただの便利ツール」ではなく、
仕事・学び・暮らしのすべてを支える“新しい教養”として活用するための一冊です。
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