お手軽テレワークのススメ
「会社の電話は、人間が出るのが当たり前」
そんな常識が、AIによって少しずつ変わってきているのかもしれません。
弊社、アイピーコンフィグ株式会社では、約2か月前から会社の電話受付をAIに任せることにしました。
導入前は「本当に大丈夫かな？」「お客様に不便をかけないだろうか？」という不安もありました。
しかし、2か月間運用してみた結論は……
全く問題なし！ 月間コストは1万円以下だし、もっと早く導入すればよかった（笑）。
実際に使ってみて感じたことをまとめてみましたので、同じお悩みを抱えている事業様は是非ご参考にしてみてください。
これまでの会社の電話事情
弊社では、会社の代表電話とあおもりパソコンサポートステーション受付用のフリーダイヤル、2つの電話番号を業務で使用しています。ただし、フリーダイヤルは会社の固定電話に紐づいているため、実質的には1つの電話回線で運用しています。
AI電話番を導入する前は、会社にかかってきた電話を、電話受付専用の携帯電話へ無条件転送していました。そのため、個人の携帯電話に直接かかってきた電話なのか、会社宛ての電話なのかを区別するため、常にスマホを2台持ち歩いていました。
移動中でも、パソコンの修理中でも、打ち合わせ中でも、とにかく電話が鳴れば対応する。今思えば、随分と電話に振り回されていたような気がします。
そんな状況を変えてくれたのが、AI電話番でした。
AI電話番を導入して良かった6つのこと
① 24時間対応で、電話を取り逃さない
AI電話番は24時間、自動音声で電話の一次受付をしてくれます。移動中でも、パソコンの修理中でも、お客様との打ち合わせ中でも、電話を受け付けてくれるのは非常に便利です。
もちろん、その場でAIがパソコンのトラブルを解決してくれるわけではありません。
しかし、用件を受け付けてもらえるだけでも大きな違いがあります。
実際に運用してみると、本当にサポートを必要としているお客様の多くは、きちんとメッセージを残してくださいます。
一方で、自動音声に不慣れと思われる方の中には、メッセージを残さず切ってしまう方もいらっしゃいます。
ただ、同じ番号から何度か着信がある場合には、こちらから折り返すようにしています。
すると、お得意様だったり、実際にサポートを希望されているお客様だったりします。
つまり、AIによる一次受付でも、必要なお客様との連絡は十分に維持できていると感じています。
② 営業電話に時間を取られなくなった
これは想像以上に大きなメリットでした。
以前は、電話が鳴るたびに作業を中断して対応していました。
ところが、出てみると営業電話だった……ということも少なくありません。
AI電話番に切り替えてからは、営業と思われる電話の多くが、メッセージを残さずすぐに切れてしまいます。
また、着信番号が分かれば、インターネットで検索して発信元を調べることもできます。
必要な電話なのか、営業電話なのかをある程度判断できるので、無駄な折り返しも減りました。
営業電話に対応するために仕事を中断しなくてよくなった。
これは本当にありがたいことです。
③ 作業への集中力が上がった
弊社の仕事は、パソコンの修理、ネットワークの設定、Webサイト制作など、集中力を必要とする作業が多くあります。これまでは、作業に集中していても電話が鳴れば手を止めなければなりませんでした。
電話を切ったあとに、
「あれ？ どこまで作業したっけ？」
なんてことも（笑）。
特に、複雑なネットワーク設定やトラブル対応中の電話は、作業効率に影響します。
AI電話番に任せてからは、こうした中断が大幅に減りました。
目の前の作業に集中し、一区切りついたところで着信内容を確認する。
これだけで仕事の進め方が随分と変わりました。
電話が鳴らないだけで、こんなにも仕事がしやすくなるのか！
導入して初めて実感したメリットです。
④ スマホ2台持ちの必要性が減った
以前は、個人用と会社の電話受付用のスマホを2台持ち歩いていました。
会社宛ての電話と個人宛ての電話を区別するためです。
当然、外出するときには2台のスマホを持ち出す必要がありますし、充電の管理も必要でした。
AI電話番を導入してからは、会社の電話に直接出る必要がなくなったため、実質スマホ1台で仕事ができるようになりました。
もっとも、もう1台はデータ通信使い放題の契約なので、現在も外出先でのデータ通信用として活用しています。
とはいえ、「会社の電話を受けるために2台持つ」という必要がなくなったことは、意外と大きな変化でした。
⑤ 電話を折り返すタイミングを自分で決められる
これも非常に大きなメリットです。
以前は、電話が鳴ればその場で対応するのが当たり前でした。
でも、考えてみれば、すべての電話にその瞬間に出なければならないわけではありません。
AIが一次受付をしてくれることで、用件を確認してから、こちらの都合の良いタイミングで折り返せるようになりました。
例えば、パソコンの設定作業が一段落してから。お客様との打ち合わせが終わってから。あるいは、車を安全な場所に停めてから。
落ち着いた状態で電話できるため、かえって丁寧に対応できる場合もあります。
もちろん、緊急性の高いご相談には、できるだけ早く対応する必要があります。
それでも、電話が鳴るたびに仕事を中断する必要がなくなったことで、自分で仕事の優先順位を決めやすくなりました。
電話の主導権が、かけてくる側から受ける側にも戻ってきた。
そんな感覚です。
⑥ 心配していたお客様からの苦情はゼロ！
実は、AI電話番を導入する際、一番気になっていたのがお客様の反応でした。
「電話をかけたのに人間が出ないなんて、不親切だと思われないだろうか？」
「自動音声に抵抗を感じるお客様もいるのでは？」
弊社は、青森県黒石市を拠点に、長年地域密着型のパソコンサポートを行っている会社です。
お客様との信頼関係は、何よりも大切にしています。
だからこそ、電話受付をAIに任せることには多少の不安がありました。
しかし、実際に2か月間運用してみた結果……
お客様からの苦情は、なんとゼロ件！
これはうれしい結果でした。
もちろん、苦情がないからといって、すべてのお客様がAI電話番を歓迎しているとは限りません。
それでも、必要なお客様からはメッセージをいただけていますし、繰り返し着信がある場合には、こちらから折り返すことで対応できています。
少なくとも、この2か月間で大きな問題は発生していません。
導入前に感じていた心配は、今のところ杞憂に終わっています。
電話は必ず人間が出なければならない？
以前は、会社の電話が鳴ったらすぐに出ることが当たり前だと思っていました。
特に、地域のお客様を相手に仕事をしていると、電話は大切なコミュニケーション手段です。
だからこそ、できるだけ早く出なければいけないと思っていました。
でも、この2か月間で少し考え方が変わりました。
大切なのは、電話が鳴った瞬間に人間が出ることではなく、本当にサポートを必要としているお客様に、きちんと対応すること。
AIが一次受付を担当し、必要に応じて人間が折り返す。
この仕組みで十分に業務が成り立っています。
むしろ、営業電話への対応や作業の中断が減った分、本来の仕事に使える時間が増えました。
小さな会社こそ、AIを活用する価値がある
弊社のような少人数の会社では、電話対応のためだけに専任スタッフを配置することは簡単ではありません。
これまでは、誰かが作業を中断して電話に出るしかありませんでした。
しかし今は、AIがその役割を担ってくれています。
最近は「AIに仕事を奪われる」という話をよく耳にしますが、実際に活用してみると、少し違う印象を持ちました。
AIに任せられる仕事はAIに任せ、人間は人間にしかできない仕事に集中する。
技術の進歩は、こういうところでこそ活用すべきなのかもしれません。
AIは決して大企業だけのものではありません。
弊社のような小さな会社や個人事業主でも、うまく活用すれば、働き方を大きく変える可能性があります。
まとめ：2か月使ってみた結論
導入前には多少の不安もありましたが、2か月間使ってみた感想を一言で表すなら、
「全く問題なし。むしろ快適！」
営業電話のストレスが減り、作業への集中力が上がり、スマホ2台持ちの必要性も減りました。
そして何より、お客様からの苦情はゼロ。
もちろん、これから運用を続ける中で改善すべき点が出てくるかもしれません。
それでも、現時点では導入して正解だったと感じています。
これまでは「電話は人間が出るもの」と思っていましたが、これからは「電話の一次受付はAIに任せる」という選択肢が、もっと当たり前になっていくのかもしれません。
AIに仕事を奪われるのではなく、AIに仕事を手伝ってもらう。
小さな会社の働き方改革は、案外こんな身近なところから始まるのだと思います。
そして今、以前のような電話対応に戻りたいかと聞かれたら……
「いや、もう戻りたくないですね（笑）」
