メール受信の「POP」と「IMAP」の違いをご存じですか？

パソコンやスマートフォンにメールを設定するとき、受信方式には主に「POP」と「IMAP」の2種類があります。
それぞれの大きな違いは、メールを保存する場所と、複数端末での同期方法です。

POPとは

POPは、メールサーバーに届いたメールを、パソコンなどの端末へダウンロードして保存する方式です。
基本的には、1台のパソコンを中心にメールを管理する場合に向いています。

IMAPとは

IMAPは、メールをサーバー上に保存したまま、パソコンやスマートフォンなどから閲覧する方式です。
複数の端末で同じメールを利用する場合に適しています。
例えば、IMAPではパソコンでメールを既読にすると、スマートフォンでも既読になります。削除、フォルダー移動、送信済みメールなどの状態も、基本的に各端末へ反映されます。
現在は、一人で複数の端末を使うことが多いため、一般的にはIMAPが便利だとされています。

IMAPはメールの削除に注意

IMAPは複数端末で同じ状態を確認できるため、大変便利です。しかし、その「同期」が注意点にもなります。例えば、スマートフォンでメールを削除すると、サーバー上でも削除処理が行われ、パソコンなどほかの端末からも消えてしまいます。

通常は一度ゴミ箱へ移動するため、一定期間内であれば元に戻せます。しかし、ゴミ箱を空にした場合や保存期間を過ぎた場合は、完全に削除される可能性があります。
大切なメールを扱う場合は、ゴミ箱をすぐに空にしない設定にするなど、削除方法に注意が必要です。

メールをためすぎると問題が起こることも

IMAPでメールを長期間削除せずに使用すると、サーバー上に大量のメールが蓄積されます。
その状態で新しいパソコンやスマートフォンにメールを設定すると、すべてのメールを同期するため、初回の受信がなかなか終わらないことがあります。
また、メールサーバーの容量が上限に達すると、新しいメールを受信できなくなったり、送受信に不具合が発生したりすることもあります。

そのため、IMAPを利用する場合は、メールサーバーの使用容量を定期的に確認し、不要なメールや大きな添付ファイルを整理することが大切です。

私は昔ながらのPOPが好みです

最近はIMAPが主流ですが、私は個人的には昔から使われているPOPのほうが好きです。
理由の一つは、パソコン内にメールデータを保存して管理しやすいことです。
Outlook（classic）でPOPを利用している場合、メールデータは一般的に「PSTファイル」として保存されます。

よくある保存場所は、次のフォルダーです。

C:\Users\ユーザー名\Documents\Outlook ファイル\

このフォルダー内にある「xxxxx.pst」というファイルが、メールやフォルダーなどを保存したOutlookデータファイルです。
Outlookを終了した状態でPSTファイルを外付けHDDなどへコピーしておけば、バックアップとして利用できます。必要になった場合は、OutlookからPSTファイルを開いたり、インポートしたりできます。
ただし、保存場所はOutlookの設定によって異なることがあります。

IMAPで使われるOSTファイルとは

Outlook（classic）でIMAPを利用している場合は、一般的に次のフォルダーへ「OSTファイル」が作成されます。

C:\Users\ユーザー名\AppData\Local\Microsoft\Outlook\

AppDataは通常、非表示になっているフォルダーです。この中にある「xxxxx.ost」が、サーバー上のメールをパソコンへ同期したデータです。ただし、OSTファイルはPSTファイルとは性質が異なります。

OSTは、メールサーバー上のデータをパソコンで閲覧するための同期用キャッシュです。そのため、OSTファイルをコピーしておいても、Outlookのアカウントを再設定した際に、そのファイルから簡単にメールを復元できるとは限りません。
IMAPのメールを確実にバックアップしたい場合は、Outlookが正常に動作しているうちに、メールをPSTファイルへエクスポートしておくことをおすすめします。

Outlookのプロファイル再構築で苦労した事例

先日、BIGLOBEメールのパスワード強制リセットが行われたお客様から、Outlook（classic）でメールを正しく送受信できないというご相談がありました。変更後のパスワードを入力しても改善しなかったため、Outlookのプロファイルを再構築することになりました。

作業前に念のためOSTファイルをバックアップしましたが、新しいプロファイルでメールアカウントを再設定しても、バックアップしたOSTファイルから直接メールをインポートすることができませんでした。

最終的にはAdvik Outlook OST Converterという変換ソフトを使用してデータを取り出すことができましたが、変換作業にはかなりの時間がかかりました。
このような経験からも、データを自分で管理するという点では、私はやはりPOPのほうが扱いやすいと感じています。

実は、私はOutlookを使っていません

ここまでPOPとIMAPについて説明しましたが、実は私は普段、Outlookなどのメールソフトを使っていません。会社の独自ドメイン宛てに届いたメールをGmailへ転送し、すべてGmail上で確認しています。

Gmailには複数の送信元アドレスを設定できるため、会社宛てに届いたメールには、会社の独自ドメインのメールアドレスを使って返信しています。
Gmailは迷惑メールのフィルターも優秀で、パソコンやスマートフォンなど、どの端末からログインしてもほぼ同じ環境で利用できます。
私は10年以上、この方法で会社のメールを管理しています。