薬局業務における時短術――「効率化」と「専門性」を両立するために　　Time-Saving Strategies in Pharmacy Operations — Balancing “Efficiency” and “Professional Expertise”

富士市・富士宮市で在宅医療に携わる薬剤師、栗原憲二です。
　薬局業務は年々多様化し、その複雑性は増すばかりです。
　一方で、時短術（効率化）をただの“短縮作業”として扱うと、医療の質はむしろ低下します。

本稿では、「時間を削ること」ではなく「価値を生み出す時間を取り戻すこと」を目的とした、薬局業務の時短術についてお伝えしたいと思います。

ここでは私自身が在宅医療の現場で、これまで日々の改善を積み重ねてきた経験、そしてDX（デジタル化）の導入を通して得た知見をまとめました。
⸻

⸻

1）薬局業務における時短術の目的

※1　業務効率化の目的は「時間を減らす」ことではない

薬局における効率化とは、労働時間をただ減らすための作業ではありません。
　むしろ、
　•　現場の負担を最適化し
　•　専門職としての判断・コミュニケーションに時間を取り戻し
　•　患者様に提供する価値を最大化する
　
という “医療の質向上のための投資” です。

薬剤師の業務は、
　•　お薬そのものを扱う 対物業務
　•　患者様の生活や身体状態を考慮する 対人業務

の両輪で成り立ちます。

今日、求められている薬剤師像は、ただ調剤する人ではなく、「患者様の生活に寄り添い、医療者間をつなぐ専門家」 です。

効率化とは、その役割を果たすための基盤であり、「時短のための時短」 は、むしろ本質から遠ざかってしまいます。

⸻

※2　空き時間を作り出し、業務本来の使命に立ち返る

スティーブン・コヴィー博士の有名な「時間管理のマトリックス」は、薬局業務にも深く関係しています。
　しばしば薬局は「緊急だけれど重要ではない業務」に追われがちです。たとえば突然の問い合わせ対応や、些細な事務作業など。
　しかし必要なのは、「緊急ではないが重要な仕事」へ時間を振り向けることです。

薬局で言えば、
　•　文献検索
　•　医療機関との連絡強化
　•　患者様の健康維持のための提案
　•　地域包括ケアとの連携

これらは、すぐ結果が見えるものではありませんが、薬局の価値を大きく高める“本来の使命”です。

⸻

※3　効率化によって余暇を創出し、専門性と人間性が育つ

時短の目的にはもう一つあります。それは「人を育てる」時間を生み出すことです。

薬剤師やスタッフに余暇が生まれれば、
　•　仕事のストレスが軽減され
　•　学会・研修・資格取得への参加が可能になり
　•　結果として医療の質が上がる

という好循環が生まれます。

在宅医療の現場では、医療者自身の心の余裕が、患者様・ご家族への向き合い方に直結します。
　効率化とは、“人間味を失うための合理化ではなく、人間味を取り戻す作業”でもあるのです。

⸻

2）どのように時短していくか？

※4　薬剤師以外ができる仕事を、積極的にスタッフへ委譲する

薬剤師がすべて手を動かす必要はありません。
　今日、調剤補助員に任せられる業務は増えています。
　•　棚からのピッキング
　•　一包化後のチェック（Wチェック方式で運用）
　•　薬歴入力の補助

薬剤師は口頭で服薬指導内容を伝え、入力補助者が一次的に記録する方法は既に多くの薬局で実践されています。
　そして最終責任は薬剤師が持つ――これが安全性と効率性の最大化です。
　「任せる勇気」が時短の第一歩 といえるでしょう。

⸻

※5　AI・機器を積極活用し、人間が“判断に集中できる環境”を作る

薬局のDXは、もはや「できればやりたい」ではなく「しなければ置いていかれる」 時代になりました。

●すでに普及している効率化ツール
　•　QRコードによる処方情報の自動取り込み
　•　分包機による大量分包
　•　軟膏混合機の自動化
　•　処方監査システム
　•　AI服薬指導の自動応答（ChatGPT系 LLM）

これらはただの機械化ではなく、「人間にしかできない判断」 に薬剤師を集中させるための仕組みです。

特にLLMの活用は、
　•　文献の要約
　•　副作用情報の整理
　•　在宅業務の計画作成
　•　患者教育資料の作成

などで既に大きな成果を上げています。

未来の薬剤師は、“AIを使いこなせる薬剤師” と
“AIを使わない薬剤師”に二分されるでしょう。

⸻

※6　行き当たりばったりの作業を排し、「業務のフロー化」を徹底する

薬局業務は多岐にわたり、行き当たりばったりの作業は必ず破綻します。

●薬局業務の代表的なフロー
　•　処方箋受付
　•　入力
　•　監査
　•　調剤
　•　最終監査
　•　服薬指導
　•　薬歴記載
　•　報告書作成
　•　在庫管理
　•　他医療機関との連絡

これらを “流れとして” 整理することで、誰が入っても一定の質が保てるようになります。

『ザ・ゴール』（エリヤフ・ゴールドラット著）が示すように、業務全体の進捗は、ほんの小さな滞り（ボトルネック）によって決まるものです。
　コピー用紙、ホチキス、はさみの位置……。冗談のようですが、これらが律速点になることは日常茶飯事です。
　フロー化は、業務の“解像度”を上げ、改善ポイントを可視化する手段なのです。

⸻

3）在宅業務における時短術

在宅医療の現場では、薬局内の時短とは異なる工夫が求められます。移動、連絡、災害備蓄、処方変更への対応……。これらは在宅ならではの要素です。

※7　配薬ルートの作成は「命綱」。ルートが業務量を決める

在宅医療では、市町の半径30km圏内 を動き回ります。

そのため、配薬ルートの数＝その日の在宅系処方箋数と言っても過言ではありません。
　•　地理
　•　渋滞ポイント
　•　駐車環境
　•　施設の受け入れ時間
　•　個人宅の生活リズム

これらを踏まえてルート組みすると、業務効率は劇的に変わります。
　また、定期薬は災害時の備蓄も考慮して、早めに余裕を持たせて調剤することが大切です。

⸻

※8　往診スケジュールの管理で「先回りの準備」が可能に

在宅における薬剤師の仕事である「居宅療養管理指導」の働きは、基本的には2週ごと、もしくは4週ごとという一定のリズムにあります。

Excelで
　•　往診予定日
　•　患者様状況
　•　注意点

を管理することで、
　•　配薬ルートの組み立て
　•　処方箋の予測
　•　ゼロFAX（来ないFAX）への対応

が可能になります。
　FAXが届かない場合、予定管理があればこちらから処方医へ確認できます。

⸻

※9　在宅処方ならではのトラブルに備え、「想定」を蓄積する

在宅で作成される処方箋には、独特のヒヤリハットがあります。

【よくある在宅処方のトラブル例】
　•　前回の臨時薬がそのままコピーされている
　•　残薬調整の日数が前回のまま残る
　•　外用薬の「全量記載」が抜けている
　•　ステープラーや皮膜剤の処方ミス
　•　看護師入力の誤字・転記ミス

特に外用薬は注意が必要で、内服と同じ記載方式で書かれてしまうことが頻発します。
　これらを現地で初めて気づくと、薬局へ戻って再調剤…という大きなロスにつながります。

在宅薬剤師が持つべき経験値とは、「想定できるトラブルの引き出しの多さ」とも言えます。

⸻

まとめ――時短とは「本来の薬剤師らしさ」を取り戻す営み

薬局の時短・効率化とは、
　•　作業を減らす
　•　時間を減らす

という単なる合理化ではありません。

薬剤師が、患者様の生活と命に向き合う“本質の時間”を取り戻す営みなのです。

効率化とは、薬剤師の専門性を守るための盾であり、患者様の安全を守るための土台であり、
医療者としての「人間味」を育てる器でもあります。

在宅医療の行なわれている市町には、それぞれに特有の課題があるでしょう。それらの地域性と向かい合いつつ、業務の解像度をあげて最適解を日々、提示し続けること・・。
　わたしも富士市・富士宮市の地域医療に携わる薬剤師として、これからも現場の視点を持ちながら、実践的な知を共有していきたいと思います。


I am Kenji Kurihara, a pharmacist engaged in home medical care in Fuji City and Fujinomiya City.
Pharmacy operations are becoming more diverse every year, and their complexity continues to increase.
On the other hand, if time-saving methods (efficiency measures) are treated merely as “shortcuts,” the quality of medical care will actually decline.

In this article, I would like to discuss time-saving strategies in pharmacy operations—not for the purpose of “cutting time,” but for “regaining the time that creates value.”

Here, I have summarized the insights I have gained through many years of incremental improvements in the field of home medical care, as well as through the introduction of DX (digital transformation).
⸻

⸻

1）The Purpose of Time-Saving in Pharmacy Operations

※1 The purpose of efficiency is not to simply “reduce time”

Efficiency in a pharmacy is not merely a task for reducing working hours.
Rather, it is an investment for improving the quality of care by:

• optimizing the workload of the workplace
• restoring time for professional judgment and communication
• maximizing the value provided to patients

Pharmacists’ work consists of two pillars:

• Object-based services (tasks involving medicines themselves)
• People-based services (considering the patient’s lifestyle and physical condition)

Today, pharmacists are expected not merely to dispense medications, but to be “professionals who stay close to patients’ lives and connect different healthcare providers.”

Efficiency is the foundation for fulfilling that role. “Time-saving for the sake of time-saving” actually takes us farther away from the essence of pharmacy practice.

⸻

※2 Create free time and return to the essential mission of pharmacy

Stephen Covey’s well-known “Time Management Matrix” is deeply relevant to pharmacy work.
Pharmacies often become overwhelmed by tasks that are “urgent but not important,” such as sudden inquiries or minor administrative tasks.
What we really need is to allocate time to “important but not urgent work.”

In pharmacy practice, this includes:

• literature review
• strengthening communication with medical institutions
• making proposals that help maintain patients’ health
• collaborating with community-based integrated care systems

These do not show immediate results, but they represent the true mission of a pharmacy and greatly enhance its value.

⸻

※3 Efficiency creates time for growth—both expertise and humanity

There is another purpose of time-saving: it creates time “to nurture people.”

When pharmacists and staff gain more free time:

• workplace stress is reduced
• participation in conferences, training, and certification becomes possible
• and as a result, the overall quality of medical care improves

In home medical care, the mental margin of the healthcare provider directly influences how they interact with patients and their families.
Efficiency is not a process for losing humanity—it is a process for regaining it.

⸻

2）How Do We Achieve Time-Saving?

※4 Actively delegate tasks that can be done by non-pharmacists

Pharmacists do not need to perform everything by themselves.
Today, the number of tasks that dispensing assistants can handle is increasing:

• picking medications from shelves
• checking after one-dose packaging (using a double-check system)
• assisting with medication record (薬歴) entry

Many pharmacies already use a method where the pharmacist verbally communicates the counseling content, and an assistant enters it as a preliminary record.

The pharmacist retains final responsibility—this is what maximizes both safety and efficiency.
We might say that “the courage to delegate” is the first step toward time-saving.

⸻

※5 Actively utilize AI and devices to create an environment where humans can focus on judgment

Pharmacy DX is no longer something we “would like to do someday.” It has become an era where “if we don’t do it, we will be left behind.”

● Common efficiency tools already in use
• automatic importing of prescription data via QR codes
• bulk packaging with automated dispensing machines
• automated ointment mixing
• prescription auditing systems
• AI-based automated medication counseling support (ChatGPT-type LLMs)

These are not simply forms of mechanization—they are systems designed so that pharmacists can focus on the “judgment only humans can make.”

LLMs in particular already show strong results in:

• literature summarization
• organizing adverse-effect information
• creating home-care work plans
• developing patient education materials

In the future, pharmacists will likely be divided into:
“pharmacists who can utilize AI” and “pharmacists who cannot.”

⸻

※6 Eliminate improvisational work and thoroughly standardize workflow

Pharmacy operations are diverse, and improvisational work inevitably collapses.

● Representative workflows in a pharmacy
• prescription reception
• data entry
• auditing
• dispensing
• final audit
• medication counseling
• medication record entry
• report creation
• inventory control
• communication with other medical institutions

By organizing these as a flow, consistent quality is maintained regardless of who performs the tasks.

As “The Goal” by Eliyahu Goldratt teaches, the progress of the entire workflow is determined by
small bottlenecks.
Copy paper, staplers, scissors… It sounds trivial, but these frequently become limiting factors.
Workflow standardization enhances the resolution of operations and makes improvement areas visible.

⸻

3）Time-Saving in Home Medical Care

In home medical care, different types of time-saving strategies are required compared with in-pharmacy operations. Travel, communication, disaster preparedness, and responses to prescription changes—all these are unique to home care.

※7 Route planning is a “lifeline”—the route determines workload

In home medical care, pharmacists often travel within a 30 km radius of the municipality.

Thus, the number of delivery routes nearly equals the number of home-care prescriptions for the day.
Factors include:

• geography
• traffic congestion points
• parking environment
• facility reception hours
• lifestyle rhythms of individual households

Optimizing routes dramatically changes efficiency.
For chronic medications, early dispensing with some buffer is also important for disaster preparedness.

⸻

※8 Managing home-visit schedules makes proactive preparation possible

Home visits follow a regular rhythm—every two weeks or every four weeks.

By managing in Excel:

• scheduled visit dates
• physicians
• patient conditions
• points of caution

you can:

• organize delivery routes
• predict prescriptions
• respond to missing FAX prescriptions (“zero FAX”)

If a FAX does not arrive, schedule management allows you to proactively confirm with the physician.

⸻

※9 Prepare for home-care-specific issues by accumulating “possible scenarios”

Prescriptions issued in home care have unique risk patterns.

● Common issues with home-care prescriptions
• temporary medications from the previous visit are mistakenly copied over
• days for adjusting leftover medications remain unchanged
• omission of “total amount” for topical medications
• errors in prescribing staplers or protective films
• typos or transcription errors entered by nursing staff

Topical medications require particular attention because they are frequently written in the same style as oral medications.
If such issues are noticed only after arriving onsite, returning to the pharmacy for re-dispensing results in significant inefficiency.

The value of experience for home-care pharmacists lies greatly in “how many scenarios of possible trouble they have accumulated.”

⸻

Summary—Time-Saving Is an Act of Restoring the True Spirit of Pharmacy

Time-saving and efficiency in pharmacy practice are not simply about:

• reducing tasks
• reducing time

They are acts of reclaiming the “essential time” in which pharmacists face the lives and well-being of their patients.

Efficiency is a shield that protects pharmacists’ expertise,
a foundation that protects patient safety,
and a vessel that nurtures the human qualities of healthcare providers.

Each municipality where home medical care is practiced has its own challenges.
Facing these local characteristics and continually seeking optimal solutions—
As a pharmacist involved in community healthcare in Fuji City and Fujinomiya City, I will continue sharing practical insights rooted in real-world experience.