久保熱錬様受注処理DX化プロジェクト中間報告

以前の投稿でご紹介しましたが、私は今久保熱錬（有）様の受注処理を自動化するプロジェクトをお客様と共に進めています。

今は受注書を受けるところから請求書の発行までが全て手作業で行われているのですが、この業務を自動化して、効率化を図りコストを削減するのが今回のプロジェクトの目的です。

それで、具体的にどの点が効率化されるのかを今日はご紹介していきます。これらは今まさに開発中なわけですが、今のところスケジュール通りプロジェクトは進んでいます。

1．紙の発注書から受注管理台帳、販売管理システムへの転記作業の自動化
現在主には対象となる物品に添付される、紙の発注書の内容を手作業で受注管理台帳や販売管理システムに転記してしています。この業務を紙の発注書をPDFファイルとしてスキャンして、そこからは自動で受注管理台帳のレコードを作成します。

2．工場での作業進捗情報の共有およびレポート作成自動化
1で作成された受注管理台帳からkintoneAPIを使って、自動的にkintoneにデータをアップロードし、工場ではタブレット端末でその情報を確認し、さらにそこで実施された作業をkintone上で入力し、関係者がリアルタイムで作業状況の進捗をチェックできるようにします。

3．請求書の自動発送
現在販売管理システムから請求書を印刷し、手作業で各顧客に発送している請求書処理を、お客様のメールアドレス向けに電子化された請求書をメール添付で送信するという流れを自動化します。実はこれが最も分かりやすいコスト削減かもしれません。

以上3点が具体的な自動化ポイントとなります。
次に、プロジェクトを進めていく上での感想と、発生した課題について共有します。

例外処理対応の重要性

発注書のフォーマットは当然顧客によって変わります。そして久保熱錬様からするとなるべく自分の業務に合った形でそれらの情報を可視化し、よりスムーズな処理ができるように加工したいという要求があります。

手作業の処理を電子化する場合、基本「最大公約数」的な方法を取るわけですが、特にあるお客様の発注が全体の中でも大きなウェイトを占めるような場合、それを実現するためには、例外処理を作る必要が出たりします。

最初の聞き取り調査では具体的なシステムが無いため、例外処理の話はしにくいですが、何度も「動くシステム」のイメージをお客様に紹介しました。お客様がある程度画面やファイルの内容を目で確認すると、より具体的な理解が深まり、そのような例外処理の話になります。
私も可能な限りお客様の要件を実現したいので、その意見を取り入れつつ、少しずつプログラムを修正しながら対応を進めています。

プロジェクトの成功に向け、引き続き努力してまいります。今後の進捗についても随時報告させていただきます。