「報告」をするときの大切なポイント　話し方・マナー講師永田之子

2023年2月28日公開 / 2023年3月10日更新

こんにちは。永田之子です。

昨日はビジネスマナーのレッスンを行いました。職場での「報告」についての質問がありました。

何をどのようなタイミングで報告するのかについての質問です。

報告とは何でしょう。与えられた任務についてその結果を述べることです。対義語は「聴聞」「聴取」。共に「聴」という言葉が入っています。この言葉を見ると「報告」がいかに重要なのかがわかります。

■何を報告するのか
・指示された仕事の進捗状況
・指示された出来事の中間報告、結果報告
・担当者の不在中に起きた出来事
・いただきものや接待などを受けたときの報告
・遅刻、休暇、外出・帰宅時間などの報告

たくさんの報告があります。報告が滞ると仕事がスムーズに進みません。指示した人は報告を待っています。相手の心境を考えたベストなタイミングで報告をしましょう。

■報告をするときの大切なポイント
・結論が先　経過や理由は後　「結論から申し上げます・・・。」
・事実を正確に伝える　意見と区別する
・仕事や出来事の進捗状況を中間報告する　結論だけが報告ではない
・指示した本人に報告する
・会議中、来客中の上司などにはメモで報告する　聞かれたくない内容がある

指示や依頼を受けたならば、進捗状況や結果を必ず報告するようにしましょう。進捗状況や結果が悪い場合には報告を躊躇しがちです。ただそのようなときほど時間を空けずに報告をしましょう。大きな問題になる前に解決することができます。

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■永田之子 YUKIKO　NAGATA
元アナウンサー。話し方・マナー教室「TALKNAVI」代表　コミュニケーションカウンセラー、婚活カウンセラー。全ての世代の人に「心と心をつなぐ会話」のコーチングを20年間で10，000人に提供。
「人と楽しく話せるようになる」ことでコミュニケーションに貢献。神戸、関西、近畿エリアを中心に全国から受講生が集まっている。現在では講演会のほかマナー書籍の監修も行っている。

■ホームページ→http://talknavi.jp