メール対応の時間を決める　話し方・マナー講師永田之子

2022年9月9日公開 / 2023年2月20日更新

コラムカテゴリ：スクール・習い事

コラムキーワード：言葉遣い　マナー、会話術、対人関係療法

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こんにちは。
永田之子です。

ビジネスでもプラーベートでも電話やメールにそのつど対応していると、どのようなマイナス点があるのでしょうか？

集中力が欠け、一説によると元の集中に戻るのに20分程かかるという研究結果があります。思わぬ気力と時間の損失になります。

仕事の能率は集中度により大きく変化します。「仕事に集中できる環境づくり」が大事です。

「対応する時間を決める」というのはどうでしょう。

私の場合、電話は緊急性が高いので、その都度対応することが多いのですが、メールに対応する時間は「3の倍数」と決めています。

■朝9時　昼15時　夕方18時　最終メールチェックは夜21時。

よほどのことがない限り21時に全てのメールに返信をします。21時以降に届いたメールには緊急を要するメール以外は翌日の朝一番に返信をします。

ビジネスの電話の場合はどのような時間帯に対応するのが良いのでしょうか？仕事の内容にもよりますが、一定の仕事に集中することができる環境であれば、理想的な電話対応時間は

■午前10時ー11時　16時ー17時の各1時間

仕事に集中する間は「伝言メモ」を使い、電話とメールは別のスタッフに対応してもらえると理想的です。

伝言メモには6W2Hを使い、いつ・どこで・誰が・何を・どうして・どのように・いくつ・いくらなどに注意しながら「要件」をメモしてもらいます。

[理想的な伝言メモ]
○○様へ　○○会社の○○様から　要件　連絡先　日時　自分の名前

電話やメールによって仕事の集中力が途切れないように「対応する時間帯を決める」ことで仕事中の通信によるストレスは軽減します。

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■永田之子 YUKIKO　NAGATA
元アナウンサー。話し方・マナー教室「TALKNAVI」代表　コミュニケーションカウンセラー、婚活カウンセラー。全ての世代の人に「心と心をつなぐ会話」のコーチングをを20年間で10，000人に提供。
「人と楽しく話せるようになる」ことでコミュニケーションに貢献。神戸、関西、近畿エリアを中心に全国から受講生が集まっている。現在では講演会のほかマナー書籍の監修も行っている。

■ホームページ→http://talknavi.jp