メール返信のタイミング　話し方＆コミュニケーション教室「TALKNAVI」西宮

今回のテーマは「メール返信のタイミング」。電話と違いいつでも気軽に送れるメールはとても便利なツールです。しかしその便利さから、ついつい度を越してしまいがちです。

仕事中の着信音で相手に苛立ちを感じさせてしまうこともあるので注意が必要です。どのようなタイミングでメールを送ればいいのでしょうか？

ビジネスとプライベートではそのタイミングが少し違います。
■ビジネス
・朝8時から夜18時ころまでに
・メールが送られて来たらできるだけ早く
・遅くても「24時間以内」に
■プライベート
・相手の都合に合わせる

これが相手が快く感じるタイミングです。送る頻度も同じです。人によっては「メールが苦手」という人もいます。同じ回数でも多く感じたり少なく感じたりは人によって違います。

相手に負担にならないタイミング・頻度を知るといいでしょう。わからない場合には相手に直接聞いてみましょう。

メールのバランスは1：1の割合で文字数も受け取ったメールとほぼ同じ量がベスト。メールが来たらすぐに返信するのもいいのですが相手の都合のよさそうな時間に送れるといいですね。

お昼時であれば相手の昼休みを把握して、一息ついたころに送る。また出掛けの忙しい時間、退社前は避けるという配慮も大事です。

相手の「隙間時間にすっと入る」。この入り方が理想です。

以前婚活メールの書き方と送るタイミングをレッスンなさったA様はこんなことをおっしゃっていました。

「私と彼の結婚の話が急速に進んだのは電車の中でのメール」。先生が教えてくださった「帰宅途中の電車の中はいかがですか？」というタイミング。

彼に退社時間を教えてもらい電車の中でくつろいでいるときの短いメールのやりとりに成功。コミュニケーションがグッと深まりました。との報告でした。

プライベートのメールの返信のタイミングはあなたが送りたいときではなく「相手の都合に合わせる」。このタイミングは、かなりの確率で成功します。


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■永田之子 （YUKIKO　NAGATA）
話し方＆コミュニケーション教室TALKNAVI代表　
元アナウンサー
話し方講師
マナープロトコール講師
コミュニケーションカウンセラー
婚活アドバイザー （ツヴァイ講師歴10年）

全ての世代の人に「心と心をつなぐ会話」のコーチングを20年間で10,000人に提供。「人と楽しく話せるようになる」ことでコミュニケーション向上に貢献。東京と西宮を拠点に個人向けパーソナルレッスン教室を運営。現在では講演会のほかマナー書籍の監修も行っている。

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