名刺の整理方法

皆様方、お世話になっております。日々雑感を綴っております。

名刺は分身

世の中IT化、ペーパーレス化が進む中で、名刺は依然としてビジネス現場で重要な役割を果たしています。私は名刺を人様の分身と捉え、大切に扱うべきものと考えております。交換した名刺も5000枚を越えました。そうなりますと、保有している名刺も整理しなければなりません。専用のアプリの利用も有効な手段です。ただ、一部のアプリには課金があったり、突然そのアプリが消滅する可能性もゼロではありません。そこで、長年続けている『100均グッズとエクセル』のみでできる方法をご紹介致します。この方法は今のように名刺の写真を撮るだけでテキスト化も簡単且つ確実に行えたり、AIを用いて情報を上手く整理できるような時代より遥か昔に考案したものです。故に今となってはもはや時代遅れとお感じになられる方々も多いと思います。

もはやローテクかもしれないが…

しかしながら、工程にブラックボックスの部分がなく、バックアップも取りやすいところが大きなメリットです。上記便利なアプリはどこにどのようにバックアップがあるか？わかりません。そんなこともあり、見出した手法、自分自身としては非常に役立っていると実感しております。
更に、最近、便利なアプリのはずが、大きなデメリットとなることがございました。名刺交換をした相手からメールをいだだきました。メールをいただくことは大変有難いことです。しかしながら、書き出しが下記のようになっていました。
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播井化学研究所
播井裕太 様
(途中略）
何か少しでも、播井 様の
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変換ミスにしては、あり得ないと考えます。
最近では『名刺の整理＋ご挨拶のメールを送信』を自動でやってくれるアプリがあるらしいので、おそらくそれを使ったのでしょう。
昔、ポスドクをやっていた時に、『相手の所属や名前は間違えない方が良い。非常に失礼になるから…』と言われたことがあり、印象に残っております。
とすれば、便利なはずのアプリが、実は気が付かないところで、先方様の気分を著しく害している！そんなことも起こりかねないのです。
そんなこともあり、『辺』、『邉』、『邊』とか、『崎』、『﨑』、『嵜』や、『裕』、『佑』、『祐』、あたりはなるべく間違えないように気をつけてはおりますが、それでも間違えることはあります。
更には中国の簡体字もIMEの手書きを使うこともあります。
（IMEパッドに韓国語や中国語の手書き入力を追加する方法）
https://www.t-web.co.jp/blog/imepad/
もっとも、これからご紹介する方法は単なる独りよがり、あくまでも全くの無責任な我流ですので、誰がやってもしっくり、絶対うまくいくやり方でも何でもありません。もちろん、もっと良い方法は多々あるとは思いますが、『これから整理を始めてみよう！』とか、『これまでの方法にいささか不満、不安や疑問がある』方々は、少しでもご参考にしていただければ幸いに存じます。

(1) 100均のファイルを準備

100均で入手できる30穴のリングファイルとクリアポケットを準備します。

リングファイルにナンバーを付けます。ここでの場合は13冊め（第13巻）ですので、『13』となりました。

また、クリアポケットの方にはページ数を付けます。手書きでも良いのですが、テプラを使えばきれいに仕上がります。

なお、テプラのシールですが、小さくなると、剥離紙を剥がすのが超難しくなります。そんな場合は一旦両面テープに上に貼り付け、尖ったピンセットを使えば、うまく剥離紙を分離させることができます。

(2) 名刺に書き込みなどを入れる。

交換などで入手した名刺を準備します。

日付、イベント名などをメモ書きしながらクリアポケットに入れて行きます。メモ書きは手書きでも良いのですが、展示会など書き込む内容が同じものが多数出る場合はテプラを使うことも有効です。

(3) エクセルに入力

クリアポケットの名刺を見ながらエクセルに入力します。

ほとんどの場合、必要なのは氏名と会社名など所属先だけです。氏名は『前に会ったような気がする？？？』とか思った時に、検索すると、『実は数年前に会って既に名刺交換もしていた！』てなことにもなったりします。所属先は固有名詞だけで十分で『株式会社』『有限会社』『学校法人』などは書かなくても用は果たせます。
そして、ファイルの巻数とページは重要です。これがないと場所が特定できません。
今回の場合は、13巻3ページ目ですので、13-3となっています。
あと、メモ書き欄もありますが、必ずしも入れなくても良い場合が多いです。
そして、いずれの場合も、大きな注意点として、『転記する時に間違えない』ことです。間違って転記すると、後で検索しても出て来なくなるからです。

これでエクセルのリストとクリアポケットが紐づけできました。エクセルで検索して、書棚にあるポケットファイルと照合すれば住所やメールアドレスなど、名刺の詳細が確認ができるようになります。

(4) 電子ファイル化

ここからは必須ではありませんが、整理した名刺を電子ファイル化する方法です。
30穴のリングファイルとクリアポケットを準備した理由もこの電子化と関係します。
電子化したいクリアポケットのページを一旦ファイル本体から外します。
そのページをスキャナーにかけて画像を保存します。

私はPDF形式で保存しております。下記のようになります。ここで巻ごとにパソコン内への保存ファイルを分けておきます。

このようにしておけば、上記13巻の3ページ目を即座に呼び出すこともできるようになります。

そして、新たに入手した名刺が溜まれば、同じことを行い、ページを追加する場合などの編集はフリーソフトの利用も有効です。私の場合はCubePDFを利用しております。

以上、名刺の整理方法について申し上げました。
ご参考になれば幸いに存じます。