名刺の整理方法

皆様方、お世話になっております。日々雑感を綴っております。

名刺は分身

世の中IT化、ペーパーレス化が進む中で、名刺は依然としてビジネス現場で重要な役割を果たしています。私は名刺を人様の分身と捉え、大切に扱うべきものと考えております。交換した名刺も4000枚を越えました。そうなりますと、保有している名刺も整理しなければなりません。専用のアプリの利用も有効な手段です。ただ、一部のアプリには課金があったり、突然そのアプリが消滅する可能性もゼロではありません。そこで、長年続けている『100均グッズとエクセル』のみでできる方法をご紹介致します。自分自身としては非常に役立っていると実感しております。もっとも、単なる独りよがり、あくまでも全くの無責任な我流ですので、絶対うまくいくやり方でも何でもありません。もちろん、もっと良い方法は多々あるとは思いますが、『これから整理を始めてみよう！』とか、『これまでの方法にいささか不満、不安や疑問がある』方々は、少しでもご参考にしていただければ幸いに存じます。

(1) 100均のファイルを準備

100均で入手できる30穴のリングファイルとクリアポケットを準備します。

リングファイルにナンバーを付けます。ここでの場合は13冊め（第13巻）ですので、『13』となりました。

また、クリアポケットの方にはページ数を付けます。手書きでも良いのですが、テプラを使えばきれいに仕上がります。

なお、テプラのシールですが、小さくなると、剥離紙を剥がすのが超難しくなります。そんな場合は一旦両面テープに上に貼り付け、尖ったピンセットを使えば、うまく剥離紙を分離させることができます。

(2) 名刺に書き込みなどを入れる。

交換などで入手した名刺を準備します。

日付、イベント名などをメモ書きしながらクリアポケットに入れて行きます。メモ書きは手書きでも良いのですが、展示会など書き込む内容が同じものが多数出る場合はテプラを使うことも有効です。

(3) エクセルに入力

クリアポケットの名刺を見ながらエクセルに入力します。

ほとんどの場合、必要なのは氏名と会社名など所属先だけです。氏名は『前に会ったような気がする？？？』とか思った時に、検索すると、『実は数年前に会って既に名刺交換もしていた！』てなことにもなったりします。所属先は固有名詞だけで十分で『株式会社』『有限会社』『学校法人』などは書かなくても用は果たせます。
そして、ファイルの巻数とページは重要です。これがないと場所が特定できません。
今回の場合は、13巻3ページ目ですので、13-3となっています。
あと、メモ書き欄もありますが、必ずしも入れなくても良い場合が多いです。
そして、いずれの場合も、大きな注意点として、『転記する時に間違えない』ことです。間違って転記すると、後で検索しても出て来なくなるからです。

これでエクセルのリストとクリアポケットが紐づけできました。エクセルで検索して、書棚にあるポケットファイルと照合すれば住所やメールアドレスなど、名刺の詳細が確認ができるようになります。

(4) 電子ファイル化

ここからは必須ではありませんが、整理した名刺を電子ファイル化する方法です。
30穴のリングファイルとクリアポケットを準備した理由もこの電子化と関係します。
電子化したいクリアポケットのページを一旦ファイル本体から外します。
そのページをスキャナーにかけて画像を保存します。

私はPDF形式で保存しております。下記のようになります。ここで巻ごとにパソコン内への保存ファイルを分けておきます。

このようにしておけば、上記13巻の3ページ目を即座に呼び出すこともできるようになります。

そして、新たに入手した名刺が溜まれば、同じことを行い、ページを追加する場合などの編集はフリーソフトの利用も有効です。私の場合はCubePDFを利用しております。

以上、名刺の整理方法について申し上げました。
ご参考になれば幸いに存じます。