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郵便料金の値上げ
2024年10月1日から、日本の郵便料金が変更されます。
1．定形郵便物（封書）
・25g以下の封書は、現在の84円から110円に値上げされます
・50g以下の封書も、現在の94円から110円に値上げされ、1区分に統合されます
2．通常はがき
・通常はがきの料金は、従来の63円から85円に値上げされます
主な郵便料金の変更内容
もちろん、日本全国同一のサービスレベルの維持と配達員のご尽力を考慮し致し方ないと思います。ただ中堅中小企業では新たなコスト増になると感じております。
電子発行へ切替え
封書からpdfメールなど電子媒体に切替えることは、効率的で環境にも優しい選択です。
請求書などの電子発行は、紙の印刷や郵送に比べて迅速で効率的です。電子データを利用して請求書を作成し、メールに添付ファイルとしてPDF形式で送信することで、手間と紙の郵便よりもコストを削減できます。
通常5万円以上の金額が記載された領収書には、収入印紙を貼る必要があります。電子データ（PDFやワードなど）で発行された領収書は、収入印紙を貼る必要はありません。
電子発行の導入方法
1．取引先の了承
・電子発行を導入する際は、取引先に対して了承を得る必要があります。
・電子発行への対応を説明し、相手先の同意を得ることから始めましょう。
2．社内フローの見直し
・社内の請求業務フローを見直し、電子発行の導入に合わせて調整します。
・担当者に対して電子発行の作成や送付方法を研修することも重要です。
3．電子文書の発行
・電子文書を作成するためのツールやサービスを選びます。
・発行した文書の保管や検索がしやすいかを考えましょう
電子文書の保存
2024年1月から「電子取引のデータ保存」が 電子帳簿保存法 によって完全義務化されています
この法律は、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存するための法律です。
国税関係の帳簿や書類の電子保存が認められています。請求書・領収書は国税関係書類に該当し、電子的にやりとりされた場合には「電子取引」にも該当します。この法律に基づいて、経理のデジタル化が進められています。企業は電子帳簿保存法に準じてデータを保存し、紙の帳簿を電子データで置き換えることができます。
まとめ
郵便料金の大幅な値上げによって、企業間のビジネスにおいて電子文書の取引が増えると思われます。電子文書を発行する側、受け取る側いずれにしても人的手間、作業コストの削減に大きくつながります。とくに総務・経理分野は扱う業務が多様にわたります社内DXの第1歩として電子文書の発行に取り組んで、効率的なビジネスプロセスを構築しましょう！
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