7名の会社で実践するAI業務効率化と内製化支援

発信を社内で担うとなれば、社内の仕事は増えます。商品が売れるほど発送や問い合わせ対応も膨らみ、新しい施策に取り組む時間をどう生み出すかが課題になります。私の会社もまさにその壁にぶつかりました。

当社の従業員はパートを含めて7名です。入社時から撮影や動画編集、ホームページ制作の経験があったわけではなく、実務を通じて少しずつ技能を身につけてきました。

10年以上働いてくれている人も複数おり、家庭を優先できる働き方を大切にしています。誰かが休めば周囲が補う風土の中で発信を続けてきた経験が、人手が限られた会社へのご助言の土台になっています。

時間を生み出すために力を入れてきたのが、AIを使った業務効率化です。私自身、現場で課題にぶつかるたびに、どうすれば解決できるかを考えてきました。

例えば、個別の問い合わせ内容に応じた返信案をAIで作れる仕組みを整え、確認の回数を減らしました。また勤怠面にも活用し、扶養の範囲や子どもの予定、早退や欠勤など、条件が毎月変わるスタッフのシフト作成にもAIを取り入れ、条件を入力すれば案を作れるようにしています。

市販の業務管理ツールは便利ですが、自社には不要な機能があったり、あとから欲しい項目が出てきたりします。今はプログラミングが分からなくても、AIを使いながら自社向けの小さな仕組みを作れます。自社で作れば、継続的な利用料を抑えながら、必要に応じて変更しやすいことも利点です。

大切なのは、大がかりな仕組みを一度に作ろうとしないことだと考えています。目の前で毎月手間になっている作業を一つ選び、そこだけを小さく自動化する。それが動いたら次の一つに移る。この積み重ねで、少しずつ実務的なノウハウが蓄積していきました。

私がお伝えしたいのは、何でも外注せずに抱え込むことではありません。まず自社で商品の魅力や顧客のニーズを理解し、発信や業務の基盤を整えた上で、必要な部分に外部の力を借りるという考え方です。「自分たちでここまではできますよ」ということを、限られた人員と予算の中で一緒に確かめていきましょう。