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コラム

電子定款を利用して、会社設立にかかる費用を節約!電子定款の作成手順

2019年1月12日 公開 / 2019年4月21日更新

私の書いた記事が税理士ドットコムトピックスに掲載されましたので、転載いたします。よろしければ、ご覧になっていただければ幸いです。
https://www.zeiri4.com/c_4/h_489/

2007年4月1日に「電子公証制度による電子定款認証」が始まってから、今では多くの起業家がこの制度を利用しています。
従来、会社設立時に作成する会社定款は、原本に4万円の印紙代を貼る必要がありましたが、この制度によって電子定款を作成すると、印紙代が不要になります。つまり会社設立の費用を4万円も節約することができるということです。
今回は「電子定款とはなにか」「どのようにして作成するのか」について、解説いたします。これから会社設立を目指している方は必見です。なお、この記事は株式会社の設立の場合を前提に作成しています。他の法人格の場合はあてはまらない場合がありますので、ご留意ください。

■そもそも定款って何?
電子定款のことをお伝えする前に、そもそも定款とは何か簡単に解説します。
定款とは、一言でいうと「その会社のルールをまとめた書面」です。会社の商号や事業目的、所在地だけでなく、設立時の株主構成や取締役会を設置するかなどを決めて定款にまとめます。
 ■電子定款とは?
定款はもともと紙で作成するのが一般的でした。しかし、現代はITの時代であらゆるものが電子化されつつあります。定款も同様に電子化することができます。PDFで電子化された定款を「電子定款」と呼びます。電子定款では、紙で作成したときには必要だった収入印紙代の4万円が不要となります。ただし、必要な機器やソフトを購入する場合、手数料の4万円よりも高くつく可能性もあります。このため、以下をご覧いただき、自身で機器を揃えるか、それとも電子定款に対応している専門家に依頼するのか、ご検討ください。

■電子定款作成時には何が必要か?
電子定款を自分で作成する場合、必要なもの3つがあります。
・マイナンバーカード
全国民が持っているマイナンバー。実は、電子定款を作る際にその情報が記載されたマイナンバーカードが必要となります。
マイナンバーカードは、郵送で送られてきた書面ではなく、必要な場合は別途申請が必要です。電子定款の作成を検討しているにもかかわらず、マイナンバーカードを持っていない人は交付を申請するようにしましょう。

マイナンバーは、郵便やインターネットから申請が可能です。また、すぐに発行できるものではありませんので、注意しましょう。会社設立の際には余裕を持って準備しておくことをおすすめします。ちなみに、以前は住民基本台帳カードを使っていましたが、マイナンバーカードが登場したことにより、今は廃止されて電子定款を作る際に利用することはできません。
税や法人税といった国税に関する「納税証明書」が必要になったら、どのように取得すればよいのでしょうか? 納税証明書の種類と取得方法について説明します。
ちなみに、以前は住民基本台帳カードを使っていましたが、マイナンバーカードが登場したことにより、今は廃止されて電子定款を作る際に利用することはできません。

・電子証明書
 マイナンバーカードが手に入ると、この電子証明書が標準で付いています。しかし、これを有効にするには、住民票の住所に記載されている自治体の窓口で手続きする必要があります。
 手続きは無料で行うことができます。またその際には、マイナンバーカードだけでなく、印鑑も必要になりますので、忘れずに持っていきましょう。
・ICカードリーダー
 マイナンバーのデータを読み込むためには、ICカードリーダライタが必要となります。マイナンバー対応のものが必要になりますので注意しましょう。
 どのICカードリーダライタがマイナンバーに対応しているかは、「公的個人認証サービスポータルサイト」で確認することができます。
 
■電子定款作成の手順は?
 電子定款を作成するための4ステップを解説します。
①定款の内容を作成
必要なものの準備と並行して、定款に記入できる内容は記入していきましょう。
会社の商号、事業目的など記載して、できれば公証役場か法務局にチェックしてもらうようにしましょう。定款の修正や再提出の手間を省けます。再提出の場合、約5万円の申請料を公証役場に再度払う必要も出てきますので、注意しましょう。
②定款をPDF形式へ変換
定款の内容が問題無ければ定款をPDF形式へ変換しましょう。
③電子証明書を埋め込む
定款をPDF形式にしたら、ICカードリーダーで読み込んだ電子証明書を埋め込みます。電子証明書の埋め込みには、法務省登記・供託オンライン申請システムで無料配布されているPDF署名プラグインソフトを使用します。
⑤ 公証役場で申請
電子証明書の作成が完了したら、いよいよ公証役場で申請を行います。

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