ISO審査で質問されることとその対応策とは？

ISO審査を受ける際には、マネジメントシステムがISO規格に準拠しているか、また有効に機能しているか確認するために、審査員から様々な質問を受けます。
その際に、どのような質問が来るのか？また、どのように対策をしていけばいいのか分からず不安に感じている人もいるでしょう。

そのため、この記事では、ISO審査の質問の対策方法や質問例をご紹介します。

ISO審査の質問の対策方法について、いくつかポイントがあります。
それぞれの内容についてご紹介します。

規格の要求事項や目的を理解しておく

ISOマニュアルは、品質管理システムや環境マネジメントシステムなどの基本的な方針や手順を文書化したものです。
審査では、まずISOマニュアルを理解し、規定されたプロセスや手順を確認しておくことが重要になります。

マニュアルが示す方針や要件に則って実務が行われているかを示すことができれば、審査の合格に近づきます。
ただし、全てを理解するには量が多いので、各プロセスで役割を明確にしておくことも重要です。

文書を確認しておく

ISO規格では、様々な手順や記録文書の作成が求められます。
審査に備えるためには、規定類や手順書、記録を整備しておくことが大切です。
具体的には、各プロセスに関連する手順書や作業標準書、教育記録、各記録などを整理し、適切に保存しておきましょう。
審査員はこれらの文書を参照して、マネジメントシステムの運用状況や規格への適合性を評価します。

また、これらの文書類がISO規格で要求される情報や形式に適合しているかどうかも重要視されます。
そのため、審査に備える際には、文書類とISO規格との整合性を確認し、必要に応じて修正や改善を行っておく事が大切です。
整合性を確保することで、審査が円滑な進行や合格へ近づきます。

質問例と回答例を用意しておく

ISO審査には質問に対して予め、回答を準備しておくことも大切です。質問はISO規格のマニュアルの項目順に質問をされます。そのため、各章の要求事項に対しての回答を準備しておきましょう。

ISOマニュアルで記載されている、「方針」「周知」「更新頻度」「記録を保持」「記録の維持」、「内部監査」「マネジメントレビュー」などの項目に対して、必ず「方法」「手順」「記録」について回答できるようにしておきましょう。

ここでは具体的なイメージしやすいようにISO9001とISO14001の質問例をご紹介します。
ISO9001とISO14001では質問の内容が多少異なる点があるためそれぞれ解説します。

ISO9001の質問例

ISO9001の質問例を紹介します。

• 組織のマネジメントは、ISO規格に基づく品質目標と計画を策定し、達成状況を定期的に評価していますか？また、目標を従業員にどのように伝達していますか？
• 内部監査やマネジメントレビューなどのプロセスにおいて、改善点や是正措置を特定し適切なアクションプランを立案していますか？
• 要求事項6章の「リスク及び機会への取り組み」について、リスクをどのように確認していますか？

ISO14001の質問例

ISO14001の質問例を紹介します。

• 環境マネジメントシステムに基づく、環境目標と計画を策定し、達成状況を定期的に評価していますか？また、目標を従業員にどのように伝達していますか？
• 法令遵守は決められた頻度で確認を行っていますか？確認方法や結果の報告は、どのように実施していますか？
• 環境側面について、どのように環境影響を抽出し、環境評価を行っていますか？環境側面を教えてください。
• 廃棄物であることが明確に分かるような表示がされていますか？薬品類の貯蔵管理はできていますか？

現場部門、間接部門で質問されることをご紹介します。

現場部門の質問例

ISO審査で現場部門の質問例を紹介します。

• 社内の目標達成のために、どのような目標を立て実施していますか？実施記録を見せてください。
• 品質管理において、不良品や不具合が発生した場合の対応手順は決められていますか？
• 従業員の力量評価はどのように実施していますか？記録も見せてください。
• 不具合が発生した事例を一つ挙げ、どのように原因を究明し、対策を実施し、効果の確認を行ったのか確認させてください。

間接部門の質問例

ISO審査で間接部門の質問例を紹介します。

• 顧客満足度調査はどのように実施していますか？
• 業務の委託先の評価は、どの頻度で評価していますか？評価記録を見せてください。
• 各作業の手順、標準書を見せてください。
• 従業員の力量評価はどのように実施していますか？記録も見せてください。

この記事では、ISO審査の質問に対する対応策や質問例をご紹介してきました。
ISO審査の質問に的確に対応するためには、事前の準備が成功の鍵です。
先述したように、事前に質問リストを用意しておくことでスムーズかつ的確に回答することが出来るようになるのでしっかりと準備をしておきましょう。

質問の内容は規格や部門ごとに違いがあるので、それぞれの違いについても注意して対策をしておくことが大切です。
質問リストを作成する際にはこの記事で紹介した質問例を参考にしてみてください。
もし、ISO審査の質問の対策方法について不安があるなら専門家に相談してみるのもおすすめです。