システム開発のご紹介
顧客事例紹介(有限会社高村様)
先日システム導入させて頂いたシステムに関してインタビューに行き、事例としてWebサイトに掲載しましたのでこの場でもご紹介させて頂きたいと思います。
島根県浜田市で介護や薬局などを手掛ける有限会社高村様で、社員数120名で複数の事業拠点を展開されていらっしゃいます。
導入したシステムは2つで、いずれも一から開発を行い、サブスクリプションのみでご利用いただいています。
それぞれの導入背景や作りてから見た導入効果などについて触れていきたいと思います。
受講管理システム
導入背景
介護や福祉にかかる現場では定期的な社内研修が必要なようで、既に年間100本程度ある研修日程を一人一人に割り当てたり、受講アンケートを回収するということをされていました。受講予定であれば表形式で作成されていましたので、巨大なExcelの表が存在していました。
さらに研修日程が変わったり、追加されたりするとExcelに手を入れて、また現場に再配布して、、ということをされていましたので、最新の状態を把握するのがとにかく大変な状況でした。
導入まで
このようなことを管理するために受講管理システムという概念が一般的にはありますが、大きな企業なら自前で開発している企業も多々ありますが、市販のパッケージなどはあまり聞いたことがありません。そのため以前勤めていた会社の受講管理システムを思い出しながら、同じようなものを作ってみました。
導入効果
システムを導入したことで、受講管理が以下の点でスムーズに行くようになったそうです。
・現場管理者の方で受講状況を確認したがら一人ひとりの研修を割り当てることが可能になった
・受講アンケートを速やかに回収するだけでなく、受講者間で共有することで気づきや学びに繋がった
・受講状況のサマリーが俯瞰できるため、人事考課にも利用できた
・講師側が、自分の主催した研修の満足度などがすぐにわかるようになった
勤怠管理システム
導入背景
続いて導入したのは勤怠管理システムでした。ジョブカンとか、それこそ勤怠系のサービスは世の中にたくさんありますが、有限会社高村様は介護拠点だけでも複数あり、薬局、放課後スクールなど業種を跨る事業展開をされています。
それだけに現場のやりやすい方法でそれまで勤怠の記録を作成されてきたため、Excelのフォーマットは複数あり、微妙に異なっており、手書き＋訂正印というような現場も多々ありました。一方本部の方では手書きでもExcelでも、それを紙だししたうえで一から計算結果を突合して誤りがないかを確認していく作業に忙殺されていました。間違いがあると訂正してまた回収して、、とやっているとあっという間に1日が過ぎてしまいます。
そういうことを管理しなければならない社員が100人以上いて、毎月それをして、、ということを考えただけでも、非常に苦労されていたと思います。
導入まで
そんなこんなで、複数のフォーマットやシフトパターンが存在する社内ルールから手を付けていくことになりました。
いわゆる現場ルールというものがいくつか存在しており、既に就業規則とも合っていない運用にもなっていたため、我々で就業規則から社内の標準的な勤怠管理に必要な要素を洗い出そうと考えました。
実際には会社の皆様にもご協力頂き、就業規則そのものを見直して頂く大掛かりな作業となりましたが、その標準形が出来上がったことでシステム化まではそんなに時間もかかりませんでした。
導入直後は様々な問合せがあったり、何度も説明会を開催してシステムの利用そのものを理解していただくことにも尽力しましたが、そうして何とかリリースすることができました。
導入効果
この業務では、なにより作業効率の向上が求められていましたので、具体的に以下効果が見られました。
・勤怠の入力エラーがなくなった(エラー状態では管理者が承認できない)
・集計までが自動化でき、本部でもリアルタイムで締め状況が確認できた
・給与システムと同じレイアウトでダウンロードすることで、給与計算そのものもスピード化できた
なによりそれまで業務に関わっていた皆様から、効率化に貢献したとお伺いできたことで我々としてもようやく安堵致しました。
その後も他社様に向けて勤怠関係のシステムを複数開発することになりますが、弊社としてもこの経験があったことで一層の業務理解につながったと思っています。
