第10回: 「業務効率を劇的に向上させる！ChatGPTの深い使いこなし術」

今すぐ試せる！ChatGPTの『魔法』で業務がこんなに変わる

1.業務効率を劇的に向上させる！ChatGPTの深い使いこなし術

こんにちは！
前回のセッションで、ChatGPTの基本的な使い方とその素晴らしい機能についてご紹介しましたね。
今回は、その次のステップに進んで、ChatGPTをもっと深く、そして効果的に活用する方法を探っていきます。

ChatGPTを単なる「AIツール」だと思っていませんか？

ChatGPTは単なるツールではなく、あなたのビジネスにとって強力な「サポーター」として活躍してくれます。その力は、業務の効率化やプロセスの改善において、まさに目を見張るものがあります。

ChatGPTを活用することで、日々のルーチン作業や定型業務が大幅に効率化され、貴重な時間とリソースを節約することができます。例えば、顧客からの頻繁な質問に対する自動応答機能を設定すれば、カスタマーサポートの負担が軽減されるだけでなく、迅速で一貫した対応が実現できます。

また、業務レポートの作成も、ChatGPTの力で大幅に省力化できます。定型化されたレポートや議事録の生成を自動化することで、手間をかけずに高品質なドキュメントを迅速に作成することが可能になります。このように、ChatGPTは業務の「スピード」と「正確性」を劇的に向上させてくれます。

さらに、ChatGPTは常に進化し続けるAIです。新しいビジネスニーズや変化する市場環境に応じて、柔軟に対応するための新しいアプローチや改善策を提案し続けます。そのため、単なる一時的な改善に留まらず、長期的にビジネスの成長をサポートし続ける信頼のおけるパートナーとなるでしょう。

ChatGPTを活用することで、業務の複雑さを解消し、より戦略的な運営が可能になります。つまり、これまで人間にしかできなかった定型的な作業をAIに任せることで、あなたにしかできない、創造的な仕事に集中できるようになるのです。

業務レポート作成の自動化を体験しよう！

それでは、ChatGPTを使って実際に「毎日の業務レポート作成」を自動化する手順を見ていきましょう。以下のステップに従って、業務の自動化がどれほど効果的かを実感してみてください。

ステップ1: サンプルデータの準備
まず、以下のようなデータと指示を用意します。今回はデータと指示を使って、売上データを基にした業務レポートを作成してみます。

ステップ2: ChatGPTにデータを入力
試しに、上記の内容（背景色が付いている部分）をコピーして、ChatGPTに入力してみてください。

ステップ3: レポート結果の確認
どのような結果が返ってきましたか？
実行する状況により結果にバラつきが出ると思いますが、概ね下記のような内容が返ってくると思います。

へぇ～、こんな程度か・・・と思いましたか？

確かに、いきなり綺麗なフォーマットのWordファイルが出来上がるわけではないため、感動が少ないかもしれません。

でも、考えてみてください。

自分でこのレポートを1から作成しようとしたら、どれくらいの時間が必要でしょうか？ChatGPTはほとんど一瞬でレポートを作成してくれたと思います。

以前であれば、このような定型的な作業も誰かに依頼して作成してもらっていたでしょう。データを提示して、「レポートにまとめておいて！！」という感じで。

確かに、依頼してから数時間後に、綺麗に装飾されたレポートが出来上がってくることもあったでしょう。しかし、あなたが本当に必要としているのは「綺麗な」レポートなのでしょうか？

日本人は文字のズレや罫線に拘る傾向があるため、確かに「綺麗さ」は必要かもしれません。しかし、本当に必要なのは、その「中身」のはずです。

レポートは何のためにあるのでしょうか？

それは、意思決定のためにあるはずです。そこに「綺麗な」は必要でしょうか？

海外では、レポートの美しさよりもスピードが重要視されることが多いです。美しさはむしろ無駄と考えられることもあります。

なぜなら、スピードが重要だからです。

考えてみてください。

ChatGPTを活用してレポートのエッセンスを瞬時に取得し、次に切るべきカードを決められる人と、罫線がズレているとか、見にくいという理由で何度も修正を求める人と、どちらがビジネスを加速させていけるでしょうか？

1秒でエッセンスを確認し、次のステップに進む人と、数時間をかけて確認している人。その差が、日報であれば日々蓄積していくわけです。

もしかしたら、海外と日本でのビジネス成長のスピードが大きく異なるのは、こうした積み重ねにあるのかもしれません。

今こそ、「何が必要なのか」にフォーカスを当て、無駄をそぎ落とし、成長スピードを加速させる時です。AIの登場により、AIを活用する人と活用しない人との間には、驚異的な差が広がっていくでしょう。AIにできることはAIに任せ、AIにできないことに集中して仕事を磨いていく考えが重要になります。

AIによって仕事が奪われるということに危機感を抱く方もいますが、それは本当に正しいでしょうか？自動車の登場によって馬車が姿を消しましたが、人や荷物を運ぶという本質は変わっていません。むしろ、馬車の時代よりも、得られる価値は大幅に向上しました。

同じ理屈が、現在の私たちの仕事を取り巻く環境にも当てはまります。

コダックをご存知でしょうか？コダックは20世紀の写真業界で圧倒的なリーダーシップを誇り、フィルムカメラや写真用フィルムで知られていました。長年にわたり市場の大部分を占めていましたが、「企業理念としてフィルムビジネスを最優先する」という方針を貫いたため、デジタルカメラの登場に対応できず、市場の変化に取り残され、売上が急減しました。最終的には2012年に破産申請をしました。

コダックは写真業界の巨人から、存続が危ぶまれる企業へと転落しました。

AIの登場は、デジタル化以上に大きな波をもたらすでしょう。つまり、DX（デジタルトランスフォーメーション）は「待ったなし」と言える状況です。


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