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業務ソフトの導入からクラウド活用まで　低コストで安全なシステム構築

中小企業のシステム構築をサポートするプロ

竹本幸博

竹本幸博 たけもとゆきひろ
竹本幸博 たけもとゆきひろ

#chapter1

目的に合った業務ソフトで事務処理をスピード化する

「『ロット別の在庫管理をしたい』『web通販の注文数が多くなってきたのでシステム化したい』など、業務ソフトの活用方法は企業によってさまざまです」と話すのは株式会社オフィス・モア社長の竹本幸博さん。

オフィス・モアは、事務処理（売上管理、仕入・在庫管理、原価管理、顧客管理、会計、給与、人事管理、勤怠管理）をはじめとする業務用ソフトを兵庫県全域の中小企業・個人事業主に販売。業務ソフト導入やシステム設計、運用までをサポート。オービックビジネスコンサルタント、ミロク情報サービス、PCA、応研、弥生、IJSなど各メーカーの業務ソフトから企業の要望に添ったソフトを選出し、デモを行いながら導入をすすめます。

「業務ソフトを導入すれば、これまで手書きやエクセルで対応していた処理のシステム化や、売上伝票ごとに先入先出法で算出した商品原価の設定なども簡単にできます。また、個人宅を取引先とする企業は、顧客の家族構成や進学時期まで捉えるような細かな情報管理が必要。営業ツールとしても生かせるソフトウェアが求められています」。例えば、「山田さん」から問い合わせがあった場合は、複数の同姓の顧客から対象の人物を素早く選び出せる個人対応の業務ソフトも提案できるそうです。

さらに、薬などの使用期限がある商品をきめ細かくロット別に在庫管理したり、イベントなどの利益をプロジェクト単位で管理したり、受注伝票から発注書を自動発行したり、といったニーズにも対応。「業務ソフトを適切に導入することで、毎月の請求書の発行漏れや請求ミスなどを防止し、短時間で事務処理できるようになります」

業務ソフトは多品種・高機能化が進んでおり、自社の業務に適しているか否かの見極めが難しくなっているそう。竹本さんは長年の経験を生かし、購入前の相談、購入後の製品インストール、操作方法の講習などのサポートを行います。
「事務処理は各企業で千差万別ですから、仮にインターネットで評判のソフトであっても使えるかどうかの判断は難しいと思います。導入を検討しているソフトに疑問や不安があれば気軽にご相談ください」

#chapter2

ファイルサーバーを導入し、重要なデータを効率的に保守管理

パソコンの故障によるデータの損失は、業務に致命的なダメージを与えることも少なくありません。同社はファイルサーバーやクラウドを使ったデータ管理サービスも提供しています。

近年、作業報告や履歴として保存している写真や図面などが膨大な量となり、保存方法に悩む企業が増えているそう。複数のパソコンに重要なデータが分散しているような場合にはファイルサーバーを設置し、重要なデータを一元管理。ファイルサーバーで管理することで、社内でデータを共有でき、その消失も防げると竹本さんはいいます。

「ファイルサーバーを使ったデータ管理にはさまざまな方法があります。パソコンとファイルサーバーを1台ずつ設置してデータをバックアップする方法の他に、万が一の故障に備え、同じ内容の複製を別のサーバ上に作成し、内容を同期させる『レプリケーション』という機能を使って2台のサーバで管理することも可能。さらに、最近はクラウドサービスの価格が安価になり利用しやすくなったため、ファイルサーバーとクラウドに同一データを保存する仕組みもご提案できるようになりました」
ファイルサーバーには安価な個人向けと高品質な法人向けがあり、竹本さんはそれぞれのメリットとデメリットについてもアドバイスします。

竹本幸博 たけもとゆきひろ

#chapter3

クラウドを活用して業務を効率化する

「パソコンに詳しい人材が社内にいない場合は、クラウドサービスの導入を検討されても良いのでは。これまで、ハードウェアやソフトウェアの管理はパソコンの管理責任者が行っていました。しかしクラウドサービスを活用すればシステムの管理などにかかっていた時間や手間を削減し業務を効率化することができます。クラウドに対応した業務用ソフトを導入すれば、インターネット環境でソフトを活用できるので、離れた拠点同士でデータを共有することも可能。入力作業の分担はもちろん、外出先でデータの確認なども行えます」
さらに、CPU（中央処理装置）の処理能力を、業務の繁忙期や閑散期に合わせて利用した分だけを支払う従量課金方式なのでランニング費用をぐっと抑えられるそうです。

同社ではソフトの案内だけにとどまらず、使い方を基礎からしっかりと教える各種セミナーを開くなどサポートも徹底。「ソフトとハードは一体の話ですから、ソフトのご相談に乗る中で、システムに問題が見つかることも多くあります。クラウドなどの先端技術をさりげなく組み込みながら、お客さまの状況に応じて最適なシステム環境をご提案していきたい」と力を込めました。

（取材年月：2016年3月）

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竹本幸博プロ

システムコンサルタント

株式会社オフィス・モア

弥生・PCA・OBC等のメーカーを中心に会計・給与・販売管理ソフトのご導入や他社からのリプレイスのご相談を承っています。RPAを利用した業務効率の改善や新しいジャンルへのチャレンジも応援します。

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