足腰が弱った母を見て決意した介護DX~人手不足の現場を救う、"想い"を形にした業務改革~
経営者の皆様、2024年の年末調整では定額減税の導入により、実務担当者の負担が大幅に増えることをご存知でしょうか?また2025年には「123万円の壁」対応も控えています。本稿では、これらの制度改正への対応と、クラウド活用による業務効率化の実現についてご説明いたします。
■2024年の年末調整で押さえるべき重要変更点と実務への影響
定額減税導入による事務負担の増加
新たに導入される定額減税(所得税3万円+住民税1万円)により、従来の年末調整業務に加えて新たな実務負担が発生します。具体的には以下の業務が追加されます
- 毎月の給与計算時における減税額の確認
- 扶養親族数に応じた減税額の個別計算
- 年末時点での年間減税額の再計算と調整
- 従業員からの問い合わせ対応
従来でも煩雑だった年末調整業務に、これらの作業が加わることで担当者の負担は確実に増加します。
扶養控除等申告書の簡略化
一方で、書類面での改善も進められています。扶養控除等申告書は前年と変更がない場合の記載事項が削減され、変更時の確認項目も明確化されました。
保険料控除申告書の簡素化
同様に保険料控除申告書も記載事項が削減され、電子化対応も進められています
■2025年に向けて準備すべき「123万円の壁」への対応
2025年から配偶者控除の収入上限が現行の103万円から123万円へと引き上げられます。この改正は、企業の人事管理に大きな影響を与える可能性があります:
- 配偶者の勤務時間管理の見直し
- 給与体系の再検討
- 社会保険料負担の試算
- 従業員への制度説明と準備
この改正に向けて、早めの対応準備が経営判断として重要になってきます。
■クラウド人事・労務システム活用のメリット
電子帳簿保存法への対応と将来のリスク対策<現状の制度理解>
- 会計分野では「電子取引」データの完全な電子保存が義務化
- 人事分野では現時点で紙保存も認められている
- ただし、雇用契約書や給与明細など一部書類は電子化対応が進行中
- 将来的な義務化の可能性を見据えた準備が重要
<対象となる人事・給与関連書類>
- 雇用契約書
- 給与明細書
- 賃金台帳(源泉徴収簿兼用)
- 勤怠記録
- 社会保険・労働保険関連書類
2.導入による具体的メリット
<コスト削減の観点>
- 書類保管スペースの大幅削減
- 紙・印刷コストの削減
- 書類管理の人件費削減
<業務効率化の観点>
- 年末調整関連業務の工数を半分以下に削減
- データの検索・参照時間の大幅短縮
- 税務調査対応の効率化
法改正への迅速な対応
- システムの自動アップデートによる最新制度対応
- 入力画面の自動更新による記入ミス防止
- 計算ロジックの自動更新による正確性確保
クラウド人事・労務システムの導入は、現在の業務効率化だけでなく、将来的な制度変更への備えとしても有効です。特に人事・給与業務のデジタル化は、働き方改革や生産性向上の観点からも重要な経営課題となっています。
【実践的な導入ステップ】
では、具体的にどのように準備を進めればよいのでしょうか。以下に、段階的な導入手順をご紹介します。
Step1:現状把握と範囲の特定
まずは自社の書類保存の現状を棚卸しします。特に注意が必要なのは、請求書・領収書などの取引関係書類です。部署ごとに、どのような書類をどの程度の量で扱っているのかを確認します。
Step2:小規模なテスト運用
全社的な導入の前に、経理部門など特定の部署で試験的に運用を開始します。この際、スマートフォンでの領収書スキャンなど、比較的取り組みやすい業務から始めることをお勧めします。
Step3:社内ルールの整備
電子保存に関する基本的なルールを明文化します。具体的には:
- スキャンする書類の基準
- データ保存の手順と確認方法
- タイムスタンプの付与ルール
などを明確にします。
Step4:段階的な展開
テスト運用で得られた課題や改善点を踏まえ、対象部署を徐々に拡大していきます。この際、部署ごとの業務特性に応じて必要な調整を行います。
【導入における重要ポイントと一般的な課題】
電子帳簿保存システムの導入において、特に注意が必要なポイントをご説明します。
■主な導入効果
・経理業務の効率化:書類の検索や照合作業が容易になり、作業時間が大幅に削減
・保管コストの削減:書類保管スペースの縮小により、事務所スペースを効率的に活用可能
・テレワーク対応:場所を問わず必要な書類にアクセス可能
・データ活用:蓄積された電子データを経営分析に活用可能
■一般的な課題と対応策
・社内の認識統一
対応策:導入目的と期待される効果を明確に説明し、全社的な理解を得る
・業務プロセスの変更
対応策:現場の意見を取り入れながら、無理のない形で段階的に移行
・システムの選定
対応策:自社の規模や業務特性に合わせて、必要十分な機能を持つシステムを選定
これらの課題に対しては、専門家のサポートを受けながら計画的に対応することで、スムーズな導入が可能です。
【まとめ:今から始める準備のポイント】
電子帳簿保存法への対応は、単なる法令遵守以上の価値があります。業務効率化やペーパーレス化による経費削減、さらには社内の業務改革のきっかけともなり得ます。
ただし、急がば回れの精神で、以下の点に留意して準備を進めることをお勧めします
- まずは小規模な範囲でテスト運用を行い、課題を洗い出す
- 社員の不安や抵抗感に配慮し、丁寧な説明と研修を実施する
- 専門家のサポートを活用し、確実な導入を目指す
今から準備を始めることで、将来的な法改正にも余裕を持って対応できる体制を整えることができます。
まずは自社の現状把握から始めてみてはいかがでしょうか。
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