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内山雅世

成功の扉を開く「魅せ方」を伝えるマナー講師

内山雅世(うちやままさよ)

魅せる人コンシェルジュ

コラム

【ビジネスマナー】社内コミュニケーションを円滑にするスキル

ビジネスマナー

2017年9月27日 / 2017年9月29日更新

社内で上司と部下の間でのコミュニケーションに悩む方々が増えています。

特によく聞くようになったのが、上司が部下のことについて「言わなくちゃ動かない」「言ったことしかやらない」という言葉…

例えば、「〇月◯◯日に対顧客向けイベントを開催することになったから準備よろしく」と連絡を受けたとします。
そんな時にありがちな部下の返答は「何をしたら良いですか?」。
すると、「何をって…言われなくちゃ動けないのか…」と上司は思うでしょう。

こんなケースが今増えています。

こういったケースは、上司も部下も伝え方、聞き方、いわゆるコミュニケーションの取り方が足りないのです。
何故、「何をしたら良いですか?」と部下が返答するのか考えてみて下さい。

ポイントは5W2H

コミュニケーション時に必ず気をつけて頂きたいことは、「5W2H」です。
よくコミュニケーションの基本は5W1Hと言いますが、ビジネスの世界では「5W2H」です。

When いつ
Where どこで
Who 誰が
What 何を
Why 何故
How どのようにして

この5W1Hにプラスするのは
*How much/How many いくら/どれだけ/どの位

5W2Hを上司も部下も互いに気をつけると、コミュニケーションもビジネスもスムーズに運びます。

先ほどの例で、例えば上司がこう伝えたとしたら…
「〇月◯◯日に(When)◯年以上前お付き合いのある上級顧客(Who)に対しての感謝イベント(What&Why))を開催することになったから準備よろしく。正確にはデータを確認して欲しいけれども多分◯◯名位(How many)になるかな。それ位の人数が収容可能な場所(Where)を考えておいて。予算は〇〇位(How much)。どんな感謝イベントにするかはミーティングで話し合おう(What)。」

部下は何をしなければならないかが明確なので、ミーティングに向けすぐに事前準備に取り掛かることが出来るでしょう。

同様に、例え上司が「〇月◯◯日に対顧客向けイベントを開催することになったから準備よろしく」と伝えたとしても、部下が5W2Hに則って「対象はどんな顧客ですか?(Who)」「場所(Where)や内容(What)のお考えはありますか?」などと質問していたら、仕事はスムーズに進みます。

このように、コミュニケーションというのはどちらか一方のみが努力することではなく、互いに心がけることが必要です。
共通の目的に向かって互いにコミュニケーションをとることで、スムーズに進み、業務効率化につながります。

社内コミュニケーションがうまく行かないとお悩みの方は、5W2Hで話しているかな?と見つめなおし、部下にそれを教えると共に、互いに心掛けてみてください。

きっと、良い方向に進むはずです。

この記事を書いたプロ

内山雅世

内山雅世(うちやままさよ)

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