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栁田真

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栁田真(やなぎだまこと)

やなぎだ労務管理オフィス

コラム

タイムカードなどの保存義務はご存じでしょうか?

労務管理

2012年12月21日 / 2015年8月21日更新

 これまで多くの事業主の方とお話をする機会があったのですが、意外に皆さんご存じではないのが、「タイムカード」などの書類の保存義務についてです。

「出勤簿(タイムカードが無い場合)」や、「労働者名簿(氏名・住所・雇用年月日・退職年月日・退職理由等)」、「賃金台帳(賃金支払の都度作成)」なども、労働基準法で3年間保存しなければならないことになっています。
 特に「タイムカード」や「出勤簿」は賃金計算が終わってしまうと、従業員本人に返却したり、大掃除などのタイミングで破棄してしまうことが多いと思いますので、ご注意ください。

 この「保存期間3年間」というのは、労働基準法その他の関連法規も含め、時効や遡及期間が「2年」というものが多いからだと思われます。

 例えば、有給休暇の時効は2年間、雇用保険の失業給付の受給資格を判定する場合も、原則離職日以前2年間に被保険者期間が通算12箇月以上など、実務を行う上でも当然に必要な保存期間になっています。

 このような観点からも「保存期間3年間」は必ず守るようにしてください。
いざ届出書類の作成やその添付書類を用意する際に、裏付けとなるデータがなく困ってしまうことになりかねません。

 万一、労使トラブルが発生してしまい、従業員が労基署に申告した場合、立入検査等で「タイムカード」や「出勤簿」の提示を必ず求められます。その際に用意できないようなことがあれば、かなりのマイナスイメージになることは間違いないでしょう。


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 やなぎだ労務管理オフィスは、メンタルヘルスを重点業務としています。
 ホームページ: http://www.office87.com
 (一社)産業保健法学研究会 正会員
 社会保険労務士/産業カウンセラー/心理相談員  代表:柳田 真
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