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芳賀哲

50歳からのネクストライフと働き方改革講師

芳賀哲(はがてつ) / 研修・講演講師

株式会社 個コラボ

コラム

ZoomやTeamsで社内研修を開催するポイント

2020年6月15日 公開 / 2020年7月9日更新

テーマ:組織マネジメント

コラムカテゴリ:ビジネス

コラムキーワード: 組織マネジメント働き方改革企業研修

Zoom オンライン研修
社内研修に関わる方々にとっては、今回の新型コロナウイルスに大きな影響を受けられたものと思います。
かくいう私も研修講師の立場として、キャンセルが相次ぎました。

しかし、新型コロナウイルスが収まったら元にもどるかと言えば、多くの方がおっしゃっているように、研修の関しても新しいあり方へと変化していくことと思います。

すでにオンライン型へ切り替えた事例もありますが、まだまだ試行錯誤の段階ですね。

私なりに、自分自身の整理の意味も含めて、現時点でのポイントを書いておきたいと思います。
ご参考になれば幸いです。
尚、対象とする研修形式は、グループワークのあるインタラクティブなものです。
各自が学ぶe-learningや、講演のように聴くだけの形式は、対象としていません。
また、各社オンラインツールの機能追加にしのぎを削っていますので、’20.06.15時点です。

1.使用するツールは、ZoomかTemsか

まずは、使用するツールです。
企業(組織)によって、ビデオ会議にどのシステムを導入しているか、あるいはまだ導入していないかによって違いますね。
そもそも、「ビデオ会議」と「研修用のシステム」は、違います。
Zoomの場合は、「Zoom Meetings」と「Zoom Webinar」があります。
WebExの場合は、「WebEx Meetings」と「WebEx Training」です。
ここでは、多くが導入している「ビデオ会議」を使った研修について考えてみます。

グループワークを行う研修では、グループに分かれてディスカッションできることが必須ですので、現時点では、Zoom MeetingsかマイクロソフトのTeamsが現実的です。
(Google Meet でも、複数の会議を立ち上げて開催する方法はありますがグループ数が多いと現実的ではないと思います)

Microsoft 365(旧 Office 365)を導入している企業(組織)の場合、Teamsが使えます。
追加でライセンス料を払う必要がありません。
(知らないでいることもありますので、ご確認をお勧めします)
業務でTeamsを使っているのであれば、使い慣れたシステムで研修ができますね。

そうでなければ、Zoomとなりますが、企業としてZoomをインストールしても良いかどうかの判断が必要となります。
(インストールせずに、ブラウザから使う方法もあります)

さらに、研修会社や講師が、そのシステムに対応しているかどうか、ということになります。

なかなか面倒ですね。

2.ZoomやTeamsでグループワークを、どう実現するか

グループワークや、その前段階の個人ワークのやり方にも工夫が必要です。

その前に重要なことがあります。
Zoomの場合は、研修会社・講師が有料ライセンスを持っていれば、「主催者(ホスト)」として会議の設定から、当日の参加者の入室、グループ分けといったオペレーションを行います。
Teamsの場合は、お客様である会社(組織)が「主催者(ホスト)」になります。一般的には、研修事務局が会議をオペレーションする必要があります。講師は、ゲスト(社外の人)として招待されることで参加することになります。
(もちろん、研修会社が主催者となり、参加者全員がゲストとすることも可能です)

Zoomの場合は研修会社・講師にお任せできますが、Teamsの場合は事前にオペレーションの仕方を研修会社と準備して望む必要があるとお考えください。

さて、グループ分けの方法です。
Zoomの場合は、簡単です。
ブレイクアウトルームという機能を使えば、一発です。
例えば、4名ずつ分かれてビデオ会議ができます。全体とルームに分かれてと、主催者側でオペレーションできます。

Teamsの場合は、工夫が必要です。
ビデオ会議の他に、「チーム」を作り、その中で「グループチャット」をグループ毎に作ります。
このグループチャットのところで「ビデオ通話」なり「音声通話」でグループワークを行います。
このあたりのTeamsの機能を理解しないと、イメージがつかめませんね。
講師はゲストとして参加することになりますので、受講者がTeamsを使って仕事をすることに慣れていることが前提となります。
Teamsを使ったマネジメントのあり方に関する研修から始めて、働き方改革を進めてしまうというのも良い案だと思います。

3.オンライン型研修を構成する上でのポイント

オンライン型研修を成功させるためのポイントとして、もうひとつ理解しておきたいのが、オンラインだからこそできることを上手く取り入れることです。
これこそが、自粛期間だから仕方がない、ではなくてむしろ積極的にオンラインの良さを取り入れて研修の新しいあり方を作り上げていくポイントだと思います。

オンラインで実施すると、ZoomもTeamsも「共有」を使うことで、視認性が高まります。
例えば、模造紙に顔を突き合わせなくとも各自が、講師さえもが、自分の画面で見ることができます。
ワークの成果物は、そのまま後で活用できるファイルとして保存できます。

ひとりひとりの発言も、聴きやすくなります。

また、オンライン研修は疲れます。
どう集中力を維持するか、一緒に学び発見していく「場」をどう構築していくか、グループワークの関係性をどう作っていくか、オンライン研修だからこその構成の仕方を考える必要があります。

1日型であれば、3時間程度で2日間に分割するのも良いアイデアです。
そうすることで、宿題として各自取り組む時間を研修時間から減らすことができます。
各自のペースで考えることができます。
(やってこない対策も必要です)
さらに言えば、グループワークのグループで課題に取り組むこともできます。
部署や拠点が違っても、1日で集中して開催する必要がありません。
分割して開催しやすくなります。

テレワークを活用したワークスタイルへ移行していくからこそ、研修のあり方も変えていく。
ワークスタイルの変化は、マネジメントや、個々の働き方に対しての方法論と共に意識変化を促すことが大切になります。
そのためにも、オンライン研修によって、変化を促すものでありたいものです。

ツールの機能も使い方も、一層変化していくものと思います。
まずは、お気軽にご相談ください。
マネジメント研修のページ

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この記事を書いたプロ

芳賀哲

50歳からのネクストライフと働き方改革講師

芳賀哲(株式会社 個コラボ)

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