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工藤正彦

マニュアルの仕組みづくりコンサルタント

工藤正彦(くどうまさひこ)

株式会社クオーレ

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コラム

「ムダの正体」を追求するよりも

マニュアルとは?

2018年4月3日


「ムダ・ムラ・ムリをなくす」

業務改善活動でよく使われるフレーズである。
ムダの代表例として、「長時間の会議」「多すぎる報告書」「煩雑な提出書類」といったことが
どこの企業でもあげられる。
では、何時間の会議なら良いのか、必要な報告書はどれか、と問われれば、
これが簡単には決められない。「総論賛成、各論反対」になってしまう。
立場によって利害も当然異なる。だから、「ムダ」と認定するためには、しんどい折衝が必要になる。
ほとほと疲れる。
かくして、「ムダ・ムラ・ムリをなくす」は、掛け声だけのスローガンに落ち果てるのであった。
そして、これまで通りの日常が不満や愚痴と共に続いていく……。

「ムダをなくす」という場合、2つのアプローチが考えられる。
「ムダ」をとことん追求しつぶしていくやり方と、「あるべき作業のやり方を決める」という方法である。

ある会社で、営業担当者は月に数十の報告書を作成していたが、これは本当に必要なのか
という議論になったことがある。
そこで、報告書を半分に減らそうと取り組んだが、関係部署との調整などに時間がかかり、
いつしか立ち消えになってしまったという。
ここに「マニュアル」の導入が決まったのは、それから数年後のことである。
「マニュアル」を導入してどうなったか。結論から言えば、報告書の数は半減した。

「報告書」を書くためには、当たり前だが「報告する」に値する活動がある。
その「活動」の「あるべき姿」を、まずマニュアル化することから取り組んだ。
次にそれを踏まえて、「報告書」を必要とする活動なのかどうかを検証してみたところ、
これまでの“慣例”で作成されているものが多いこともわかってきた。
また、一つの情報を、それを必要とする部門別に加工して作成しなければならないといった、
まさに「ムダな作業」があることもわかった。
こうしたマニュアルを基にした取り組みの結果、報告書の数の半減はもとより、効率的な
あるべき活動が明確になったのである。

言うまでもなく、マニュアルは「最も良いやり方をまとめたもの」である。
そして、それは「会社の基準」であり、仕事のルールである。だから、“強制力”を持つ。
全員が厳守すべきことであり、不都合があれば改訂を検討すればよいことになる。
そのため、各論反対派も渋々認めざるを得なかったのである。
これはほんの一例であるが、なかなか見えない「ムダの正体」を追い込んでいくよりも、
「あるべき姿」を明確にする方が問題の解決につながることが多い。

ともすればスローガン頼みになりがちな「業務改善活動」よりも、
マニュアル化を通した「業務改善活動」の方がより大きな成果をあげることができるのである。
この手のスローガンを見るたびに、「マニュアル化は?」という思いをいつも強くする。

「標準なくして、改善なし」

業務改善に取り組む際には、標準としてのマニュアル化をまず検討することが重要である。
そうしなければ、「活動」そのものが「ムダな作業」になってしまうことにもなりかねない。

「ムダを省く」ことは、マニュアル化の核でもある。
これは、マニュアル屋さんのこれまでの活動を通して実感していることだ。
「マニュアル化でムダを省く」。このことが今求められていると、本当に思っている。
もっともっと頑張らねば。

あーぁ、毎日ホントにシンド!


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工藤正彦 著作

『成功したければマニュアルどおりにやりなさい。』(実務教育出版) 2015年

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