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五井淳子

介護業界の人財育成・人事労務に特化した社会保険労務士

五井淳子(ごいじゅんこ)

アクティ労務管理事務所

コラム

電子申請で事務の効率化と経費削減を!    【介護 福祉】

人事 労務

2016年7月27日 / 2016年7月28日更新

社会保険や労働保険の手続きをする際には、
その書類を窓口に直接持っていく、郵送する、
などの方法があります。

しかし

「ハローワークに届出に行くと、いつも1時間近く待たされて嫌だ」
「雨の日に役所に届出に行くのは面倒」
「郵送だと後回しになって時間がかかる」

など、届出自体が「大変だ!」と思っている事業所も多いものです。
特に職員の入退社が激しい事業所などでは、何度も役所に
足を運ばなくてはならず、その負担感は想像以上かもしれません。

こうした負担を軽減するため、国は「電子申請」を推進しています。

電子申請とは、作成した書類をデータ化し、インターネット経由で
各役所へ届け出るというもの。

これなら、雨の日にわざわざ役所に出向く必要もありません。

一般的な手続きはほとんど電子申請ができる


社保や労働保険関係の届け出に関して言えば
かなりの手続きがこの「電子申請」(e-Gov:イーガブ)で行うことができます。

●健康保険・厚生年金関係
被保険者資格取得(加入)・扶養異動届・喪失(脱退)
氏名変更届、住所変更届、月額変更届、賞与支払届、
算定基礎届、年金手帳再交付申請
事業所の新規適用、所在地変更や全喪届

など

●労働保険関係
雇用保険被保険者資格取得(加入)・喪失(脱退)
離職票の交付、転勤届、氏名変更届、事業所の各種変更届
育児休業給付、高年齢者雇用継続給付、介護休業給付
保険関係成立届、所在地変更届、年度更新

など

こうしてみると、普段発生する一般的な手続きの
ほとんどをカバーしていることがわかります。

電子申請のメリットには、次のようなものがあります。

・届出に行く手間が省けるため、事務の効率化が図れる
・人件費や郵送にかかる経費の節減
・24時間365日申請可能

また、デメリットをあげるとすれば、

・申請に必要な電子証明書を購入しなければならない
(発行している会社や利用範囲、有効期間により料金は様々です)
・申請が集中する時期には、届出によっては、窓口に持って行った方が早く終わることもある

などでしょうか。

私自身、かなりの数電子申請を行っていますが、本当に便利です。

ハローワークや年金事務所が閉まっている時間帯でも
申請が出来ますし、手続きが終わった後に交付される書類も
メールで送られてきますから、郵送よりも早く手元に届きます。

離職票などは、PDFデータでの交付なので
たとえ紛失したとしても再発行の必要がありません。

年度初めの込み合う時期などは、窓口に直接持って行った方が早い場合もありますが、
やはりその便利さ、快適さを一度経験してしまうと、もう紙の届出だけには戻れないのです。

「でも、何をどう準備したらいいかわからない」
「実際にどうやってパソコンを操作すればいいの?」

など、電子申請に興味はあるけどよくわからない、という事業所の皆様のために、
現在都内数か所のハローワークでは「電子申請アドバイザー」を配置しています。

私の事務所のある渋谷区では、水曜以外の平日は毎日このアドバイザーが
ハローワークの1階13番窓口(継続給付係)の横に常駐し、
電子申請へのご質問等をお受けしています。
(柱の裏に隠れていてわかりずらいですが)

その他新宿や品川、豊島ハローワークなどでも、同様の取り組みを行っていますので、
ご興味のある事業所さんは、届出の待ち時間にでもちょっと話を聞いてみてはいかがでしょうか?





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