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増田和芳

人や組織の可能性を拡大させる人材育成のプロ

増田和芳(ますだかずよし)

合同会社 富士みらいクリエイション

コラム

Zoomオンライン会議開始前に気をつけたい7つのポイント

2020年6月27日

テーマ:コミュニケーション 会議

コラムカテゴリ:ビジネス

新型コロナウイルス感染症は、首都圏を中心にまだまだくすぶっています。相変わらずクラスターによる感染者を中心にまだまだ収まる気配はないですね。首都圏とつながりの深い静岡県内の企業においても、決して無視できるものではないでしょう。静岡県のコロナに関しての「ふじのくに基準」でも、まだ首都圏への出張はよく検討するようなことをいわれています。決して今まで同様の対面型のコミュニケーションが復活、とはならないですね。

もちろん、ある程度は実際に顔をみて話をした方がいいに決まっています。営業パーソンの方は、最初の関心をもってもらうためのアプローチ段階ではオンラインでも構わない。しかし、クロージングや契約に向けての詰めの段階では、オンラインだとなかなか不安が払しょくできないということも十分に考えられますね。実際に顔を見て細かいところを資料をみながら詰めていかなければ、契約にたどり着かないということになるのではないでしょうか。

こうした背景がある中で、オンラインでの会議はこれからも続くでしょう。まだまだ密を防げないような、大人数のイベントについては、オンラインのみ、もしくはオンラインと現場での併用が言われていますね。ということは、オンラインでつなぐための会議ツールはこれからも使うということになります。そこで、今回は、Zoomというオンラインでの会議に使われるアプリケーションについて少し見ていきます。

といっても、もうずいぶんZoom自体は普及してきています。つなぎ方ですとか、いろんな機能の使い方については、多くの方々が解説しているようですので、それを改めてここで書こうとは思っていません。ただ、Zoomが普及するにつれて、「こういうことは知っておかないと相手に不快感を及ぼしかねない」というようなことをお伝えしようと思います。オンライン会議をZoomでやるときに、気をつけておくこと、いくつかまとめておきます。

1.ホストは複数人でやる



ZoomのIDやパスワードを送って下さる方が、いわゆる会議のホストになることが多いと思います。ただ、ホストが不慣れですと、参加している方の中にはイラっとしてしまう方も出てくるでしょう。表情は変わらずとも、心の中ではいろんな思いをもっていて、心の中で様々な言葉を並べ立てている可能性を否定できません。そこで、ホストになる人は、Zoomをよく知っている人にサポートでなってもらったほうが無難です。たとえば、途中から会議に参加する人に、参加の許可を出すのはホストです。また、画面の共有も、進行役とは別にホストを設定しておけば、スムーズに進められます。ブレイクアウトセッションを使用する場合にも、円滑に進められます。一人で抱え込まないで、よく知っている方を巻き込みながらやりましょう。

2.マイクは発言者以外はミュートで開始



これは、主に主役の話を聴く場合です。誰かが進行をしているときに、マイクがオンになっていますと、周りの声を拾ってしまいます。救急車のサイレン、家族の声、なにかを落とした時の音、他に気になる生活の音をどんどん拾ってしまうのです。マイクの感度が高いと、いろんな音を更に拾います。誰かがミュートにしていないだけで、雑音が聞こえて嫌な気持ちになる方もいるかもしれません。マイクの印がついているところが、赤い斜めの線がされている状態になっているかを確認しましょう。もし、マイクをミュートにしていない方がいたら、ホストの方がマイクのミュートをかけてしまうこともできるはずです。出来るだけ雑音をなくすようにする行動は必要になります。

3.発言開始時と発言終了時には合図となる言葉を決める



オンラインで会議をやっていると、いきなり話をし始めると誰が話しているかわからないことがあります。特に間をとりづらいので、複数人が一斉に話をし始めてしまうケースもありますね。マイクのミュートを解除したところで、「○○ですが、いいですか?」のように、発言の許可を取るようにしましょう。より丁寧なコミュニケーションをとろうというコラムを先日書きましたが、まさにそれが該当する部分です。いきなり話し出すと誰が話しているか分かりませんので、「まず名前を名乗って話そう」です。そして、発言を終えるときには、「以上」「以上です」のように、終わるときに合図となる言葉を必ず発言するようにしましょう。以上、などの言葉がなくていきなり終わると、「本当に終わったのか?」と、聴いている方が疑問に思うこともあります。いわゆるルール決めの際に、オンライン会議の進行役の方が、最初に伝えるようにしましょう。

4.声出しできないときは名前の表示を変える



顔を出してオンライン会議に参加するのは原則です。ただ、出張途上などでどうしても顔を出せないときもあるかもしれません。また、屋外からつないでいるときには、どうしても声を出せないときもあるでしょう。その際には、Zoomの画面に表示される自身の顔の左下に名前が表示されますので、その表示を変えましょう。たとえば、「発言できない、聴くだけ」の場合には、「増田和芳@耳だけ」のように表記すると良いでしょう。そうすると、この会議の参加者は、聴いてくれているけど発言は出来ないのか、というふうに認識できますね。できれば、顔を出して声が発せられる環境で参加するのがベストです。

5.タイムキーパーを決めておく(特に無料版)



Zoomの無料版は、すでにフリーでの提供が終わっていて、従来のように、40分経過すると自動的に切れてしまいます。ですので、無料版を使用しているときには、特に会議のホストの方は時間を意識して進めましょう。残り時間の表示が、パソコンでつないでいれば出てくるはずですので、誰かがタイムキーパーをして全体にそれを伝える役割を担うとよいでしょう。会議をダラダラとやらないで、時間管理を徹底させる場合には、無料版の使用がお薦めですね。30分1本勝負のように、時間を決めてやる意識をもてれば、働き方改革の一助を担うことになるでしょう。30分でも長ければ、15分などでの一本勝負で行きましょう!時間管理の力を高めることを考えたら、無料版で日常の会議はやったほうがいいのかもしれませんね。

6.双方向性で進めましょう



オンラインでの会議は、同じ部屋に他に誰もいないのでついつい緊張感がなくなりがちです。ましてや、電子的な音声や画面をずっと見ているだけでは、徐々に頭がリラックスしてしまい、ぼーっとしてしまいかねません。また、ついついウトウトとしてしまう人が出てきてしまう残念な状況も起こりかねません。ですので、「●●さん、今の件はどう思いますか?」のように、2分に一度くらいは、双方向性のコミュニケーションをとるようにしましょう。長く話し続けるような場合、その場合でも、どこかで質問を交えながら進めると、緊張感が出てきます。業務上の会議の場合にはましてや緊張感をもってもらわなければいけないこともあると思います。間違っても、同じ人がずっと話し続けないことです。また、「誰か質問は?意見は?」と尋ねて活発な集まりであればいいのですが、そうでなければ、名指しで発言を求めて双方向で進めるようにしましょう。この話は、Zoomに限らず、様々な会議ツールを使う場合にも同じですね。

7.回線の繋がり具合に注意を



会議に参加する場所の回線の調子はいかがでしょうか?回線が混雑する場所、時間帯、については把握していますか?大事な会議で回線が途切れると、相手との関係性にも影響しかねません。回線速度の測定や、つながりやすい場所はどこかなどを十分に把握しておきましょう。また、オンラインの会議の開催時間帯にも注意すると良いでしょうね。もしすぐにオンラインの回線が途切れてしまう方が多い場合には、時間帯に注意すると良いですね。本格的に営業活動が始まっていない朝の時間帯の方が繋がりやすいかもしれませんね。また、なかには、無線ではつながりにくいので、有線でつなぐという方もいると思います。有線であれば途切れるリスクは軽減されますが、その場合にも、速度についても調べておきましょう。サイズの大きなファイルを送ることができない、動画を再生できないなどのリスクを避けるためにも気をつけましょう。

今回は7つの観点でまとめてみました。他にも気をつけておいた方がいいことはあるとは思います。最近、Zoomでの会議やセミナー参加、勉強会の機会が格段に増えていて、コミュニケーションやファシリテーションの専門家の観点でも、オンラインでの会議をどう進めていけばいいかを注意深く見守っています。オンライン化によって、効率化が進むことは想定されます。一方で、コミュニケーションに関しては丁寧さや性格さがより求められます。次は、「コミュニケーションの正確さ、丁寧さ」の観点からまとめてみようと思います。

少しでもオンライン会議の抵抗感を払しょくしてほしい。そのように思います!

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