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  1. 会議のやり方改革が人材育成には欠かせない~過去の私の失敗を成果に変えるお手伝い~
増田和芳

人や組織の可能性を拡大させる人材育成のプロ

増田和芳(ますだかずよし)

合同会社 富士みらいクリエイション

コラム

会議のやり方改革が人材育成には欠かせない~過去の私の失敗を成果に変えるお手伝い~

2020年2月14日 公開 / 2020年2月23日更新

テーマ:働き方改革

コラムカテゴリ:ビジネス

私が「会議」に着目するのはなぜか?

人材育成や働き方改革など、経営を続けていくうえでやるべきことは多くあります。こうしたことを推進していく過程で、長期的にやるべきことと、効率的にやるべきこと、など様々に分けて考える必要があります。

私は、そのなかでも、人材育成を専門分野として様々な組織やコミュニティに対してサービスを提供しています。人材育成を目的とした研修やコンサルティングを中心に、教育ツールの販売も行っています。また、職場の問題で悩んでいる方や、職場での働き方で将来をどのように描いたらいいか迷っている方などの相談も承っています。

こうした人材育成や労働相談に関する取り組みは、即効性のあるものではありません。簡単にできるものではないし、すぐに効果が出てくるものではないけど、持続的にやり続けなければならない。なぜならば、経営に直結する大きな課題である場合が多いからです。

一方で、これらの中でなにか効率的にできることがあるとすれば、それが実現できることにこしたことはないわけです。「ムリ・ムダ・ムラ」を省くといいますが、まさに仕事のなかでも、省けるものは省いていったほうがいい、というわけです。

そこで、私が着目したのは「会議」です。なぜ会議に着目したのでしょうか?

会議のやり方改革に着目した2つの理由


その理由としては大きくは二つです。まず一つめは、過去の自分の苦い経験がベースになっています。人の問題を追及する、ダラダラと報告をし続けるような無駄な会議の時間はなくすべきという考え方があるからです。

参考までに、民間の調査会社が会議に関する調査をしたデータがあります。会議の時間についての調査です。業績が下降気味の会社ほど、業績の上昇気味の会社に比べて会議時間が1回の会議につき平均12分ほど長いという結果が出ています。(ちなみに、業績が下降気味の会社は1回の会議につき平均80分程度要している)また、会議の回数も多くなっていて、業績が下降気味な会社ほど会議の回数が増えている結果になっているそうです。(JR東海エージェンシー社「ビジネスパーソンの『社内会議』に関する調査」を参考にしております)

以前会社員だったときには、私は、会議の時間をとても憂鬱なものとして捉えていました。憂鬱でしかない時間だったので、参加したくなかったのです。なぜ憂鬱になるかといえば、営業の結果が思わしくなかったからです。当時は営業の結果でしか評価されなかったので、結果が悪ければ怒られるだけです。そんなことが想定される会議なんて不毛でムダなものでしかありません。最近では、こうした会議のあり方の間違いがハラスメント被害を引き起こす温床にもなっています。昔はこれが普通、と未だに言う人が管理職や経営層にいて、ハラスメント的な言動や行いがまるで容認されるような状況となっている組織もあります。そういった状況を改善しなければいけない社会になっていることを理解して改善に踏み切らなければ、いずれは世の中から淘汰されるでしょう。

もう一つの理由は、会議でよく用いられるファシリテーションという技法を実践してきた点です。営業系のコンサルタント時代に、ワークショップ型研修のファシリテーションを何度か経験しました。おそらく150回は超えているとは思います。会議や対話の場でファシリテーションをしていると、参加者の方々が自分のアイデアを拡げて、新たなものを創造していく瞬間に立ち会えます。また、こうした場への参画を通して、新しい気づきや発見があって、人が成長する瞬間を目の当たりにできるのです。その場を見届けられるファシリテーターの役割は、私にとっても自分のアイデアを創発する場になりました。また、こうしてその場にいる人たちがみな成長できる場に立ち会えるだけで、自分自身の仕事に対するモチベーション向上のきっかけにもなりました。

成長を促進できる場こそが「会議」


私は、成長を促進するような対話の場が、会議であってほしいと考えています。参加人数は2人から多人数まで多岐にわたります。世の中の会議が、旧来からの考えを改め、新しいアイデアを創発するような場になってほしいと思っています。そんな場に参画してファシリテーションできるのはとても幸せなことです。

また、新しいアイデアを創発できるような会議であれば、参加しているメンバーが、自分の存在価値を実感できるのではないでしょうか。自分の存在を認められているので、会議に参加するだけの意義を感じられて、「ムダ」という気持ちにはならないでしょう。

会議が自分の成長を実感できるチャンスになると思えば、会議の場がとても価値のある場になる。これはファシリテーターとしても、もっと力を入れて会議に取り組んでいこうという気持ちになりますね。

自分自身の苦しい経験をベースにする。ファシリテーションが人材の成長を促進できる場となる可能性を秘めている。こうした理由があって、会議のやり方を改革するソリューションを、自社のサービスに組み込んでいこうという発想になりました。

会議のやり方を改革するための2つの取り組みとは


では、どのようにして取り組んでいくのか。一つは、ムダで不毛な会議をなくしていくための仕組みを考えて導入することです。場合によっては、会議だけでなく、それに付随する業務プロセス全体の見直しにもかかわることになります。ムダを失くすという観点です。
もう一つは、組織やコミュニティの成長のために、新しいアイデアを創発できるやり方を会議の中で導入し、会議の場づくりを自発的に取り組めるようなヒントを提供することです。あわせて会議の運営ができる人材の育成にも取り組みます。組織や人材の成長という観点です。

こうした二つの観点を大切にして、会議のやり方の改革を、顧客の要望に沿って推進していきたいと思っています。そして、やがては、アイデアを創発できる会議の設計を自発的に出来る組織やコミュニティが、もっと増えてくればと思っています。環境や道具、コミュニケーション、進行など、様々な観点から会議を分析して、会議のやり方からまず変えていくことが、人材育成や働き方改革の実践につながっていくのです。

地域でも会議のやり方を改革する必要はある


そして、この会議のやり方の改革を、組織のみならず、地域においても推進していきたい。今は地域コミュニティでも、ファシリテーションを主体にした講座があります。私は、組織や地域において会議を円滑に進めていくため、ビジネス現場で活用できる様々なツールや人材育成の考え方などをフルに活用して、組織の業務効率化の観点を含めたような、オリジナルの会議のやり方改革プログラムを体系化していきます。ご要望に沿ってプログラムを構築しますよ!

人材の成長と働き方改革は、会議のやり方改革によって進みます!機械やITといったハード面での整備だけでなく、人のかかわり方を含めて考えていきます。

会議のやり方改革ページもあわせてご覧ください!!

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この記事を書いたプロ

増田和芳

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